Dari 2015 hingga 2016, Telaeris melakukan kontrak layanan dengan Base Camp Korps Marinir Pendleton untuk membantu Marinir dengan melabeli aset 30000 Base Property (BP).

Korps Marinir perlu mencapai akuntabilitas inventaris dan visibilitas properti sesuai dengan undang-undang dan peraturan Departemen Pertahanan (DoD) untuk manajemen sumber daya. Ini diperlukan untuk bekerja melalui Sistem Pencatatan Properti Akuntabel (APSR), Sistem Akuntabilitas Properti Pertahanan (DPAS).

Proses inventarisasi ketika Telaeris tiba secara manual padat karya dan memakan waktu. Telaeris dianugerahi kontrak satu tahun semata-mata untuk menambah tenaga kerja ke tim Marinir yang saat ini berjalan di pangkalan, area demi area, menemukan dan menandai setiap aset yang dapat mereka temukan. Seluruh proses diharapkan untuk mengambil 2-3 tahun, dan kontrak kami memiliki opsi untuk pembaruan ini.

Alasan Telaeris menawar RFP ini adalah karena kami merasa bahwa fokus teknologi kami akan memungkinkan tim kami mengidentifikasi cara-cara untuk meningkatkan proses. Lagi pula, dengan produk XPressTools kami, kami telah melakukan manajemen aset selama bertahun-tahun. Tetapi pertama-tama kita perlu memahami proses dan tantangan saat ini.

Aset yang diberi tag

Aset di pangkalan Korps Marinir bervariasi, banyak, dan tersebar luas. Beberapa aset yang kami tugaskan adalah:

• Komputer / laptop
• Mesin fotokopi
• Printer
• televisi
• Peralatan
• Trailer
• Mesin pemotong rumput
• Kendaraan
• Senjata sejarah

Daftar aset ini perlu dicetak, situs demi situs dari DPAS. Daftar ini dapat berkisar dari 40 hingga 1000+ aset per situs. Tim Telaeris yang bekerja dengan Marinir perlu secara fisik mengidentifikasi dan menandai semua aset dengan label BP saat ini. Dan ketika situs itu selesai, Laporan Aset Kustodian (CAR) perlu diselesaikan. Di CAR, kami perlu mengidentifikasi item mana yang diberi label ulang dan jika ada aset yang hilang dilaporkan. Aset yang rusak atau tidak terpakai diubah menjadi BP dengan dokumen yang sesuai untuk Defense Reutilization and Marketing Office (DRMO).

Proses Basis Properti

Ini adalah pendekatan standar tentang bagaimana inventaris dasar diperiksa:

• Tim 4 orang 2 membagi beban kerja di BP. Masing-masing memiliki beberapa akun CAR. BP akan mengirim salinan CAR ke Unit / Divisi dan Pelapor (RO) akan melacak setiap Aset dan lokasinya. Kemudian Unit tersebut akan membuat pengaturan dengan BP untuk keluar dan memberi tag / label Aset mereka.
• BP akan mencetak label-label awal yang diidentifikasi pada CAR Unit pada malam sebelum kunjungan ke lokasi. Label stiker kuning pra-cetak mereka muncul di kertas berlubang. Sekali lagi, karena CAR dapat berkisar dari 40 –1000 + Aset, ini akan sama dengan strip 40 - 1000 + label stiker.
• Di Unit, sebuah Aset akan ditempatkan dan nomor Serial dibacakan dengan keras. Kemudian para asisten akan menggulir melalui strip label, menemukan label yang cocok dan menempelkannya di bagian atas atau depan Aset. Ini menyelesaikan proses Asset yang "ditandai" dan dipertanggungjawabkan.

Komplikasi

Ada banyak komplikasi dalam proses ini.

Kesalahan Manusia / Mesin

Yang sederhana didasarkan pada kesalahan manusia - di mana daftar yang salah mungkin dicetak untuk situs yang dikunjungi. Sayangnya, karena basisnya sangat besar, hal ini dapat menghabiskan waktu berjam-jam untuk tim besar dalam hal mengemudi ke situs dan kembali untuk mendapatkan label baru.

Selain itu, jika printer label industri rusak, ini akan membumi tim aset hingga bisa diperbaiki.

Tidak semua Aset Terlihat dan / atau Mudah diakses

Laptop, sebagian besar waktu, bersama dengan pengguna mereka, yang berarti mereka mungkin tidak berada di situs. Menara Komputer disembunyikan di bawah, di belakang atau di sisi meja. Mesin fotokopi / Printer kadang-kadang dipasang ke ruang kenyamanan, di atas meja atau di belakang pintu. Dengan aset-aset ini, masalahnya hanya menemukan aset dan kemudian mencari nomor seri.

Televisi memberikan salah satu tantangan yang paling memakan waktu. Ini sebagian besar dipasang di dinding tanpa lengan ayun. Untuk membaca nomor seri, TV harus dilepas dari dinding, lalu dipasang kembali. Peralatan juga perlu dipindahkan secara fisik untuk membaca nomor seri di sisi belakangnya.

Pencetakan Pudar

Pada Mesin Pemotong Rumput dan Kendaraan, nomor Serial mereka terkena unsur-unsur dan sering tidak terbaca.

Aset tidak menggunakan CAR tetapi digunakan oleh Unit

Banyak kali, situs akan memiliki aset yang ditugaskan di tempat lain. Personil BP akan membuat catatan, tuliskan Nomor Seri, ID Aset, Nomenklatur, dan lokasi. Tim Basis Properti akan membawa info ini kembali ke kantor dan secara resmi menambahkan ke CAR, kemudian kembali dengan label tercetak untuk menandai Aset. Perjalanan ekstra ini dapat menghabiskan waktu 2-3 total waktu personil.

Proses Telaeris

Telaeris dipekerjakan khusus untuk menyediakan tenaga kerja untuk membantu Marinir di BP untuk menginventarisir semua akun CAR. Selama tiga bulan pertama, tim tamu kami mempelajari proses Korps Marinir dan berbicara dengan Marinir di lapangan untuk mengidentifikasi apa yang berhasil dan apa yang bisa diperbaiki.

Dengan intel di tempat ini, para insinyur Telaeris, kembali di kantor utama kami mulai membangun sistem yang benar-benar baru untuk mempercepat proses pemberian tag aset. Kami menyadari bahwa sistem kami tidak dapat berinteraksi langsung dengan sistem komputer pemerintah, tetapi hasilnya harus mematuhi semua peraturan.

Kami diperingatkan berkali-kali bahwa segala upaya rekayasa dan biaya peralatan tidak dapat dibebankan kembali kepada pemerintah. Juga upaya ini tidak dapat memengaruhi pekerjaan di lokasi kami. Untungnya, karena kami telah membuat aplikasi inventaris komersial, sebagian besar aplikasi dibuat dengan cepat dari bagian yang ada.

Masukkan XPressLabel

Untuk memenuhi persyaratan ini, kami membangun sistem yang disebut XPressLabel. Ini terdiri dari:

• Aplikasi tertulis khusus
• Microsoft Surface Tablet
• Printer label nirkabel
• Pemindai kode batang kabel
• Scanner barcode nirkabel

Kami menguji sistem di kantor dan saat kami yakin sudah siap, kami mendemonstrasikannya ke Manajer Program. Dia sangat terkesan, dia menyetujui tim kami menggunakan sistem untuk mempercepat proses penandaan aset.

Proses Layanan Logistik Telaeris

Setelah kami memperkenalkan Sistem XPressLabel, proses dan program bekerja sebagai berikut:

• Unit CAR diunduh ke Tablet. Daftar CAR terlihat dan dapat ditelusuri untuk memberikan keakuratan, efisiensi, dan untuk melihat laporan yang diperbarui seiring berjalannya hari.
• Di Unit, kami menemukan aset, memindai Kode ID aset menggunakan scanner kode kabel atau nirkabel.
• Program XPressLabel menegaskan bahwa aset itu ada di CAR.
• Ketika operator telah mengkonfirmasi aset, mereka mengetuk tombol cetak yang memulai pencetakan dari printer nirkabel portabel.
• Untuk nomor ID aset yang sulit dijangkau dan tidak terbaca, pemindai dapat membaca barcode hingga sejauh 2 kaki.
• Jika hanya sebagian nomor ID aset yang terlihat, program ini dapat mencari CAR dan menyaring untuk menentukan apakah itu ada di CAR atau tidak.
• Ketika aset yang tidak ditemukan ditemukan, program menyediakan kemampuan untuk menambahkan aset ke CAR, mencetak label dan aset tag di tempat.

Semua ini memberikan penghematan waktu yang besar. Lebih penting lagi, itu memotong jumlah orang yang diperlukan untuk inventarisasi situs dari 6-10 ke 1-2. Demikian pula, waktu turun drastis.

Sebelum dan Sesudah Memanfaatkan Layanan Logistik Telaeris

Tabel di bawah ini menunjukkan penghematan waktu setelah menerapkan dan memanfaatkan Layanan Logistik Telaeris.

Hasil dari Layanan Logistik Telaeris

Layanan Telaeris meningkatkan Proses Inventarisasi Barang Dagangan dengan efisiensi dan akuntabilitas. Kami mencapai ini dengan menghilangkan label cetak yang tidak perlu, untuk aset yang dikeluarkan dari CAR atau pergi ke DRMO. Juga dengan memiliki kemampuan untuk menambahkan aset yang tidak terhitung di tempat, kami dapat menghemat waktu. Layanan kami menyimpan formulir elektronik CAR terbaru dengan setiap aset ditambahkan, label dicetak dan tidak dicetak. Yang terbaik dari semuanya, pada akhirnya, email dengan laporan tentang CAR terbaru yang diperbarui dikirim ke Tim Properti Basis dan Unit / Divisi RO yang sesuai untuk catatan mereka, membuat tim efisien dengan informasi yang akurat.

Yang terpenting, sistem kami memungkinkan prosesnya selesai dalam waktu lebih dari tahun 1. Meskipun ini mungkin kehilangan Telaeris dua tahun personil yang dikontrak di pangkalan, itu adalah cara yang tepat untuk melayani pelanggan kami.

Harap ingat untuk membaca artikel blog kami yang menyertainya: Pendekatan The Lazy Man terhadap 10x Efisiensi.