Introducción
La oficina de administración de archivos y registros de la Secretaría Municipal de San Diego solicitó ayuda con un problema persistente. Las cajas de registros retenidos a veces se archivaban mal en el almacén de 33,000 pies cuadrados. Cuando llegó una solicitud de recuperación de registros en una de estas cajas, se llevó a cabo una búsqueda total para encontrar esa caja. Podría tomar todos los días del personal del almacén localizar una caja realmente mal archivada. Aparte de que el personal del almacén tuvo que interrumpir sus tareas habituales para buscar la caja, el departamento de la ciudad que solicitaba el contenido se hizo esperar. Las pérdidas de productividad compuestas tuvieron un impacto medible en las operaciones de la ciudad. ¿Podría haber una tecnología de visión de rayos X de Superman para acelerar el descubrimiento de estas cajas renegadas, de forma rápida y asequible, de modo que el sistema cubra su costo en solo unos meses? La respuesta es sí. La mayoría de las cajas mal ubicadas ahora las encuentra una persona en 15 minutos o menos gracias a las etiquetas UHF pasivas y la aplicación Telaeris XPressFinder.
Desafios
Este es un gran almacén lleno de miles de cajas bancarias que se parecen, excepto por algunas etiquetas únicas en blanco y negro del número de serie de la caja, el código de barras y algunos otros detalles del contenido. La mayoría de estos registros retenidos permanecen en estantes, sin tocar durante meses, años, tal vez décadas, mientras cumplen con la Administración de registros del gobierno local de California. Líneas directrices. En general, casi todas las cajas se archivan con precisión en los estantes y estantes identificados de su sistema de catalogación donde pertenecen en el almacén. El desafío es una solución práctica para los momentos en que esta no es la situación.
La facilidad de implementación era primordial. Eso significó una tecnología adicional para las cajas existentes ya almacenadas, así como para las nuevas cajas que se registraron en los archivos. Necesitaba mejorar los procesos existentes, no interrumpirlos.
La asequibilidad era aún más importante. Como cualquier gobierno de la ciudad, San Diego necesitaba una solución que fuera financieramente justificable y rápida para demostrar su valía con un costo limitado para los contribuyentes. Al ser una tecnología complementaria totalmente autónoma, Telaeris XPressFinder no necesita integración con el software de catalogación y archivado existente y no necesita infraestructura mecánica, eléctrica o de TI. Es un superhéroe de almacén esperando la llamada a la acción.
Debe ser tecnología permanente libre de mantenimiento. Esto significa que una vez que se etiqueta una caja con una etiqueta RFID, la etiqueta no necesita más contacto humano. Algunas cajas podrían permanecer en los estantes durante décadas y esas etiquetas RFID deben funcionar con la misma eficacia hoy y en el futuro según lo prescrito por las pautas de retención.
Telaeris XPressFinder se pone a trabajar
El corazón de XPressFinder son las etiquetas RFID pasivas UHF y un lector de etiquetas portátil especializado y una aplicación similar a un contador Geiger que proporciona imágenes y sonidos que acercan al operador cada vez más a la caja de destino. RFID utiliza ondas de radio para detectar y leer el contenido de datos en las etiquetas, por lo que las cajas ocultas a la vista aún pueden detectar sus datos de etiquetas RFID desde una distancia de hasta 30 pies. Todo el sistema cumple con el estándar de tecnología RFID ISO 18000-6C, que fue ratificado en junio de 2006, para su uso en la identificación de palés y cajas de la cadena de suministro. Telaeris también suministró componentes adicionales para simplificar la implementación.
Las etiquetas de papel RFID contienen un chip IC sin batería de alto rendimiento y una antena. La identificación de la caja se escribe en el chip y la etiqueta sensible a la presión se aplica a la caja bancaria. Para hacer las cosas más fáciles y rápidas, Telaeris suministró una impresora/codificadora opcional y un software de diseño de etiquetas en una computadora portátil para esto. Para las cajas nuevas que se inscriben en los archivos, la etiqueta RFID es la etiqueta de identificación única en la caja con código de barras, letra legible por humanos y el chip RFID codificado automáticamente, todos los datos de la etiqueta proporcionados por el software de catalogación de archivos actual. Para las muchas cajas existentes que necesitan una actualización de etiquetas RFID, el software Telaeris XPressLabel utiliza un lector de código de barras USB para leer el código de barras de esa caja e imprimir una etiqueta codificada RFID con código de barras idéntico. El esfuerzo de reelaboración para actualizar la caja existente toma segundos. El proceso es completamente autónomo en un carro con ruedas para llevar el sistema de etiquetado a los estantes del almacén en lugar de las cajas a la impresora. Con energía de batería opcional, el carrito no necesita cables de extensión.
El lector RFID portátil contiene una antena altamente direccional que proyecta un estrecho haz de radio hacia adelante. A medida que el operador barre el dispositivo portátil de un lado a otro por los pasillos del almacén, la aplicación de Android monitorea constantemente todas las señales de las etiquetas que regresan. Cuando detecta una señal de la etiqueta en el número de caja específico que le dijeron que faltaba, la aplicación le informa al usuario con anillos de diana que cambian de color y sonidos de tictac. A medida que el operador se acerca, la aplicación reduce automáticamente el nivel de potencia de transmisión del dispositivo portátil, desafiando al operador a caminar más cerca de la caja de destino para recibir una señal de respuesta. Al volver a fijar la señal, la potencia se reduce nuevamente, lo que requiere que el operador se acerque aún más a la caja. El operador es atraído a unos pocos pies de la ubicación de la caja, incluso si está oculta a la vista directa. Encontrar la caja en este punto es una búsqueda limitada a solo unas pocas cajas en un área pequeña en un espacio de almacén de 33,000 pies cuadrados.
Otros beneficios de las cajas de registros con etiquetas RFID
XPressFinder brinda beneficios adicionales además de buscar un cuadro de registros fuera de ubicación. Puede ayudar con:
- Identifique rápidamente las cajas de registros que se pueden destruir para abrir espacio en los estantes
- Cree un registro electrónico de las cajas que se han movido o transportado a un sitio de destrucción
- Reducir los gastos de nuevos espacios o equipos de archivo
- Inventariar e identificar las cajas que se pueden transferir a un lugar de almacenamiento de bajo costo
- Barrido de inventario para el cumplimiento de registros confidenciales mal archivados
Conclusión
El uso de la tecnología RFID UHF pasiva de largo alcance en la oficina del secretario de la ciudad de San Diego para la gestión de archivos y registros ahorró tiempo, mano de obra y, en última instancia, costos al buscar cajas de registros archivados fuera de lugar. El uso de ondas de radio y no de la visión o la luz permite que XPressFinder localice cajas etiquetadas ocultas a la vista desde una distancia de hasta 30 pies. Sólo algunas situaciones de todos dejen lo que están haciendo y busquen esta caja! recuperó el costo de la implementación. Su interfaz intuitiva y la configuración de energía ajustable redujeron la tarea a una persona y 15 minutos para encontrar una caja.
XPressFinder es una solución independiente que no necesita integración de software en un software de catalogación de registros existente. Los dos funcionan uno al lado del otro de forma independiente, lo que mejora la productividad. El carro de etiquetado con ruedas XPressFinder es una estación de actualización de etiquetas autónoma que brinda codificación de etiquetas e impresión de etiquetas a pedido a las cajas en los estantes para una implementación más rápida.
Las cajas etiquetadas con RFID también se prestan a otros beneficios opcionales, como hacer un uso más eficiente del espacio y el hardware de archivo al ayudar a identificar las cajas que han vencido el vencimiento de retención para su eliminación y destrucción.
Contáctenos para aprender cómo XPressFinder puede mejorar sus operaciones de retención de registros.