المُقدّمة
طلب مكتب كاتب مدينة سان دييغو لإدارة المحفوظات والسجلات المساعدة في حل مشكلة مزعجة. في بعض الأحيان ، قد تتعرض صناديق السجلات المحتجزة للخطأ في المستودع الذي تبلغ مساحته 33,000 قدم مربع. عندما جاء طلب استرداد السجلات في أحد هذه الصناديق ، تبع ذلك البحث عن كل الأيدي للعثور على هذا المربع الواحد. قد يستغرق الأمر كل أيام موظفي المستودع لتحديد موقع صندوق غير مؤكد جيدًا. بصرف النظر عن اضطرار موظفي المستودعات إلى التوقف عن واجباتهم المعتادة للبحث عن الصندوق ، ظل قسم المدينة الذي يطلب المحتويات في الانتظار. كان لخسائر الإنتاجية المركبة تأثير ملموس على عمليات المدينة. هل يمكن أن تكون هناك تقنية سوبرمان للرؤية بالأشعة السينية لتسريع اكتشاف هذه الصناديق المتمردة ، بسرعة وبتكلفة معقولة ، بحيث يغطي النظام تكلفته في غضون بضعة أشهر فقط؟ الجواب نعم. تم العثور الآن على معظم الصناديق المضللة بواسطة شخص واحد في 15 دقيقة أو أقل بفضل ملصقات UHF السلبية وتطبيق Telaeris XPressFinder.
التحديات
هذا مستودع كبير مليء بالآلاف من الصناديق المصرفية التي تبدو جميعها متشابهة باستثناء بعض الملصقات الفريدة بالأبيض والأسود للرقم التسلسلي للصندوق والباركود وبعض تفاصيل المحتويات الأخرى. تظل معظم هذه السجلات المحفوظة على الرفوف ، دون إزعاج لأشهر أو سنوات أو ربما عقود أثناء الامتثال لإدارة سجلات الحكومة المحلية في كاليفورنيا التوجيهات. بشكل عام ، يتم حفظ جميع الصناديق بدقة إلى المكان الذي تنتمي إليه في نظام الفهرسة الخاص بهم الذي تم تحديده من الرفوف والأرفف في المستودع. التحدي هو حل عملي للأوقات التي لا يكون فيها هذا هو الوضع.
سهل التنفيذ كان بالغ الأهمية. وهذا يعني وجود تقنية إضافية للصناديق الحالية المخزنة بالفعل بالإضافة إلى الصناديق الجديدة التي يتم تسجيلها في الأرشيف. إنها بحاجة إلى تعزيز العمليات الحالية ، وليس تعطيلها.
كانت القدرة على تحمل التكاليف أكثر أهمية. مثل أي حكومة مدينة ، احتاجت سان دييغو إلى حل له ما يبرره من الناحية المالية وسريعًا لإثبات قوتها بتكلفة محدودة من دافعي الضرائب. نظرًا لكونها تقنية إضافية قائمة بذاتها ، فإن Telaeris XPressFinder لا يحتاج إلى تكامل مع برامج الأرشفة والفهرسة الحالية ولا يحتاج إلى بنية تحتية ميكانيكية أو كهربائية أو تقنية معلومات. إنه بطل مستودع خارق ينتظر الدعوة إلى العمل.
يجب أن تكون خالية من الصيانة ، تقنية دائمة. هذا يعني أنه بمجرد تسمية صندوق بعلامة RFID ، فإن العلامة لا تحتاج إلى مزيد من اللمسة البشرية. يمكن وضع بعض الصناديق على الرفوف لعقود من الزمن وتحتاج علامات RFID هذه إلى العمل بشكل فعال اليوم وفي المستقبل كما هو منصوص عليه في إرشادات الاحتفاظ.
يذهب Telaeris XPressFinder إلى العمل
قلب XPressFinder هو ملصقات RFID السلبية UHF وقارئ العلامات المحمولة باليد والتطبيق الذي يشبه عداد جيجر الذي يوفر المشاهد والأصوات التي تجذب المشغل أقرب وأقرب إلى المربع المستهدف. يستخدم RFID موجات الراديو لاستشعار محتوى البيانات وقراءته في العلامات ، لذلك لا يزال بإمكان الصناديق المخفية عن الأنظار اكتشاف بيانات علامة RFID الخاصة بها من مسافة بعيدة تصل إلى 30 قدمًا. يتوافق النظام بأكمله مع معيار تكنولوجيا RFID ISO 18000-6C الذي تم التصديق عليه في يونيو 2006 ، للاستخدام في صندوق سلسلة التوريد وتحديد البليت. قدمت Telaeris أيضًا مكونات إضافية لتبسيط التنفيذ.
تحتوي الملصقات الورقية RFID على شريحة IC وهوائي عالي الأداء خالٍ من البطارية. يتم كتابة معرف الصندوق على الشريحة ويتم تطبيق ملصق حساس للضغط على صندوق المصرفيين. لجعل الأمور أسهل وأسرع ، قدمت Telaeris طابعة / مشفرًا اختياريًا وبرنامج تصميم الملصقات على جهاز كمبيوتر محمول لهذا الغرض. بالنسبة للصناديق الجديدة التي يتم تسجيلها في الأرشيف ، فإن ملصق RFID هو ملصق التعريف الفردي الموجود على الصندوق مع الرمز الشريطي والطباعة القابلة للقراءة البشرية وشريحة RFID المشفرة تلقائيًا ، وجميع بيانات الملصقات التي يوفرها برنامج فهرسة الأرشيف الحالي. بالنسبة للعديد من الصناديق الحالية التي تحتاج إلى ترقية ملصق RFID ، يستخدم برنامج Telaeris XPressLabel قارئ باركود USB لقراءة الرمز الشريطي لهذا الصندوق وطباعة ملصق مشفر RFID متطابق. تستغرق جهود إعادة العمل لترقية المربع الحالي ثوانٍ. يتم احتواء العملية بالكامل على عربة بعجلات لإحضار نظام الملصقات إلى أرفف المستودعات بدلاً من الصناديق إلى الطابعة. مع طاقة البطارية الاختيارية ، لا تحتاج العربة إلى أسلاك تمديد.
يحتوي قارئ RFID المحمول على هوائي اتجاهي للغاية يقوم بإخراج حزمة راديو ضيقة إلى الأمام. بينما يكتسح المشغل الجهاز المحمول يدويًا ذهابًا وإيابًا أسفل ممرات المستودعات ، يراقب تطبيق Android باستمرار جميع إشارات العلامات المرتجعة. عندما يكتشف إشارة من العلامة على رقم المربع المحدد الذي تم إخباره بأنه مفقود ، يتيح التطبيق للمستخدم معرفة لون حلقات بولس والأصوات الموقوتة. مع اقتراب المشغل ، يعمل التطبيق تلقائيًا على تقليل مستوى طاقة الإرسال المحمولة باليد ، مما يشكل تحديًا للمشغل للسير بالقرب من المربع المستهدف للحصول على إشارة عودة منه. عند قفل الإشارة مرة أخرى ، تنخفض الطاقة مرة أخرى ، مما يتطلب من المشغل الاقتراب أكثر من الصندوق. يتم رسم عامل التشغيل على بعد بضعة أقدام من موقع الصندوق ، حتى لو كان محجوبًا عن العرض المباشر. العثور على الصندوق في هذه المرحلة هو بحث يقتصر على عدد قليل من الصناديق في منطقة صغيرة واحدة في مساحة مستودع تبلغ 33,000 قدم مربع.
الفوائد الأخرى لمربعات سجلات RFID الموسومة
يوفر XPressFinder مزايا إضافية تتجاوز البحث عن مربع سجلات الموقع. يمكن أن تساعد في:
- حدد بسرعة صناديق السجلات التي يمكن تدميرها لفتح مساحة على الرفوف
- إنشاء سجل إلكتروني للصناديق التي تم نقلها أو نقلها إلى موقع إتلاف
- تقليل النفقات لمساحة الملفات الجديدة أو المعدات
- جرد وتحديد الصناديق التي يمكن نقلها إلى موقع تخزين منخفض التكلفة
- مسح المخزون للامتثال الخاطئ للسجلات السرية
وفي الختام
أدى استخدام تقنية UHF RFID السلبية طويلة المدى في مكتب San Diego City Clerk لإدارة المحفوظات والسجلات إلى توفير الوقت والعمالة والتكلفة في النهاية عند البحث عن صناديق السجلات المؤرشفة خارج المكان. يسمح استخدام موجات الراديو وليس الرؤية أو الضوء لبرنامج XPressFinder بتحديد أماكن الصناديق ذات العلامات المحجوبة عن الأنظار من مسافة تصل إلى 30 قدمًا. فقط حالات قليلة من يتوقف الجميع عما تفعله ويبحثون عن هذا المربع! استرداد تكلفة التنفيذ. إنها واجهة سهلة الاستخدام وإعدادات طاقة قابلة للتعديل قللت المهمة إلى شخص واحد و 15 دقيقة للعثور على صندوق.
يعد XPressFinder حلاً مستقلاً لا يحتاج إلى تكامل برمجي في برنامج موجود لفهرسة السجلات. يعمل الاثنان جنبًا إلى جنب بشكل مستقل لتعزيز الإنتاجية. عربة وضع العلامات XPressFinder على عجلات عبارة عن محطة تعديل ذاتي للملصقات توفر تشفيرًا للعلامة عند الطلب وطباعة الملصقات على الصناديق الموجودة على الرفوف لنشرها بشكل أسرع.
مربعات علامات RFID تصلح أيضًا لمزايا اختيارية أخرى بما في ذلك الاستخدام الأكثر كفاءة للمساحة وأجهزة حفظ الملفات من خلال المساعدة في تحديد الصناديق التي تجاوزت صلاحية الاحتفاظ بها للإزالة والتدمير.
تواصل معنا لمعرفة كيف يمكن لـ XPressFinder تحسين عمليات الاحتفاظ بالسجلات الخاصة بك.