Beskrivning
San Diego City Clerks kontor för arkiv och registerhantering bad om hjälp med ett tjatande problem. Lådor för bevarade register skulle ibland bli felarkiverade i det 33,000 15 kvadratmeter stora lagret. När en begäran om hämtning av poster i en av dessa lådor kom in, följde en jakt på alla händer för att hitta den lådan. Det kan ta alla dagar för lagerpersonalen att hitta en riktigt väl felarkiverad låda. Bortsett från att lagerpersonalen måste sluta med sina ordinarie uppgifter för att leta efter lådan, lät stadsavdelningen som begärde innehållet vänta. De ökade produktivitetsförlusterna var mätbart påverkande för stadens verksamhet. Kan det finnas en Superman X-ray vision-teknik för att påskynda upptäckten av dessa överfallna boxar, snabbt och överkomligt, så att systemet skulle täcka sina kostnader inom bara några månader? Svaret är ja. De flesta felplacerade lådor hittas nu av en person på XNUMX minuter eller mindre tack vare passiva UHF-etiketter och Telaeris XPressFinder-appen.
Utmaningar
Det här är ett stort lager fyllt med tusentals bankboxar som alla ser likadana ut förutom några unika svartvita märkningar av en boxas serienummer, streckkod och några andra innehållsdetaljer. De flesta av dessa lagrade register finns kvar på hyllorna, ostörda i månader, år, kanske decennier samtidigt som de är i enlighet med Kaliforniens Local Government Records Management Riktlinjer. I stort sett arkiveras nästan alla lådor exakt där de hör hemma i deras katalogsystem identifierade ställ och hyllor i lagret. Utmaningen är en praktisk lösning för de tillfällen då detta inte är fallet.
Lätt att implementera var av största vikt. Det innebar en tilläggsteknik för befintliga lådor som redan var lagrade samt för nya lådor som registrerades i arkiven. Det behövde förbättra de befintliga processerna, inte störa dem.
Överkomlighet var ännu viktigare. Som vilken stad som helst behövde San Diego en lösning som var ekonomiskt försvarbar och snabb för att bevisa sin duglighet med begränsade skattebetalarekostnader. Eftersom Telaeris XPressFinder är en helt fristående tilläggsteknik behöver ingen integration med befintlig arkiverings- och katalogiseringsprogramvara och ingen mekanisk, elektrisk eller IT-infrastruktur. Det är en superhjälte i lager som väntar på uppmaningen till handling.
Måste vara underhållsfri, permanent teknik. Detta innebär att när en låda väl är märkt med en RFID-tagg behöver taggen ingen ytterligare mänsklig beröring. Vissa lådor skulle kunna sitta på hyllorna i årtionden och dessa RFID-taggar måste fungera lika effektivt idag och i framtiden som föreskrivs av riktlinjerna för lagring.
Telaeris XPressFinder går till jobbet
Hjärtat i XPressFinder är UHF passiva RFID-etiketter och en specialiserad handhållen taggläsare och Geiger-diskliknande app som ger syn och ljud som drar operatören närmare och närmare målboxen. RFID använder radiovågor för att känna av och läsa datainnehåll i taggar, så lådor som är dolda från synen kan fortfarande få sina RFID-taggdata detekterade på så långt bort som 30 fot. Hela systemet överensstämmer med ISO 18000-6C RFID-teknikstandarden som ratificerades i juni 2006, för användning i försörjningskedjans lådor och pallidentifiering. Telaeris levererade även ytterligare komponenter för att förenkla implementeringen.
RFID-pappersetiketterna innehåller ett högpresterande batterifritt IC-chip och antenn. Box-ID skrivs på chipet och den tryckkänsliga etiketten appliceras på bankboxen. För att göra saker enklare och snabbare levererade Telaeris en valfri skrivare/kodare och etikettdesignmjukvara på en bärbar PC för detta. För nya lådor som registreras i arkiven är RFID-etiketten den unika identifieringsetiketten på lådan med streckkod, läsbart tryck och det automatiskt kodade RFID-chippet, alla etikettdata som tillhandahålls av den aktuella arkivkatalogiseringsmjukvaran. För de många befintliga lådorna som behöver en RFID-etikettuppgradering använder programvaran Telaeris XPressLabel en USB-streckkodsläsare för att läsa lådans streckkod och skriva ut en identisk streckkodad RFID-kodad etikett. Omarbetningen av den befintliga lådan tar några sekunder. Processen är helt fristående på en hjulvagn för att föra etikettsystemet till lagerhyllorna snarare än kartongerna till skrivaren. Med valfri batteridrift behöver vagnen inga förlängningssladdar.
Den handhållna RFID-läsaren innehåller en starkt riktad antenn som projicerar en smal radiostråle framåt. När operatören sveper handdatorn fram och tillbaka i lagergångarna övervakar Android-appen ständigt alla återkommande taggsignaler. När den upptäcker en signal från taggen på det specifika boxnumret som den fick veta att den saknas, låter appen användaren veta det med färgskiftande bullseye-ringar och tickande ljud. När operatören kommer närmare, minskar appen automatiskt handenhetens sändningseffektnivå, vilket utmanar operatören att gå närmare målboxen för att få en retursignal från den. När signalen låses igen, reduceras kraften igen, vilket kräver att operatören kommer ännu närmare lådan. Operatören dras till inom några fot från lådans plats, även om den är skymd från direkt sikt. Att hitta lådan vid det här laget är en sökning begränsad till bara några lådor på ett litet område i ett 33,000 XNUMX kvadratmeter stort lagerutrymme.
Andra fördelar med RFID Tagged Records Boxes
XPressFinder ger ytterligare fördelar utöver att söka efter en ruta för out of location-poster. Det kan hjälpa till med:
- Identifiera snabbt registerlådor som kan förstöras för att öppna upp hyllutrymme
- Skapa ett elektroniskt register över lådor som har flyttats eller transporterats till en destruktionsplats
- Minska utgifterna för nytt arkiveringsutrymme eller utrustning
- Inventera och identifiera lådor som kan flyttas till en lågkostnadslagringsplats
- Inventeringssvep för felarkiverade konfidentiella uppgifter
Slutsats
Genom att använda långdistans passiv UHF RFID-teknik på San Diego City Clerks kontor för arkiv och registerhantering sparade man tid, arbete och slutligen kostnader när man letade efter out-of-place arkiverade registerboxar. Att använda radiovågor och inte syn eller ljus tillåter XPressFinder att lokalisera märkta lådor som är skymd från synhåll på upp till 30 fots avstånd. Bara några få situationer alla sluta vad du gör och leta efter den här lådan! kostnaderna för genomförandet. Dess intuitiva gränssnitt och justerbara effektinställningar reducerade uppgiften till en person och 15 minuter att hitta en låda.
XPressFinder är en fristående lösning som inte behöver någon mjukvaruintegrering i en befintlig programvara för registerkatalogisering. De två körs sida vid sida oberoende av varandra och ökar produktiviteten. XPressFinder etikettvagnen på hjul är en fristående station för eftermontering av etiketter som tar med kodning på begäran och etikettutskrift till lådorna på hyllorna för snabbare driftsättning.
RFID-märkta lådor lämpar sig också för andra valfria fördelar, inklusive effektivare användning av utrymme och arkiveringshårdvara genom att hjälpa till att identifiera lådor som har förflutit för borttagning och förstörelse.
Kontakta oss för att lära dig hur XPressFinder kan förbättra dina registerlagringsåtgärder.