Introductie
Het kantoor van de San Diego City Clerk voor archief- en archiefbeheer vroeg om hulp bij een zeurend probleem. Dozen met bewaard gebleven dossiers raakten soms verkeerd gearchiveerd in het 33,000 vierkante meter grote magazijn. Toen een ophaalverzoek voor records in een van deze dozen binnenkwam, volgde een jacht van alle handen om die ene doos te vinden. Het kan alle magazijnmedewerkers dagen kosten om een echt verkeerd gearchiveerde doos te lokaliseren. Afgezien van het feit dat het magazijnpersoneel hun reguliere werkzaamheden moest onderbreken om naar de doos te zoeken, moest de stadsdienst die de inhoud opvroeg, wachten. De samengestelde productiviteitsverliezen hadden een meetbare impact op de stadsoperaties. Zou er een Superman X-ray vision-technologie kunnen zijn om de ontdekking van deze afvallige dozen snel en betaalbaar te bespoedigen, zodat het systeem zijn kosten binnen slechts een paar maanden zou dekken? Het antwoord is ja. De meeste verkeerd geplaatste dozen worden nu door één persoon in 15 minuten of minder gevonden dankzij passieve UHF-labels en de Telaeris XPressFinder-app.
Uitdagingen
Dit is een groot magazijn gevuld met duizenden bankiersdozen die allemaal op elkaar lijken, afgezien van enkele unieke zwart-witlabels van een doosserienummer, streepjescode en enkele andere inhoudsdetails. De meeste van deze bewaarde archieven blijven maanden, jaren, misschien wel tientallen jaren onaangeroerd in de schappen, terwijl ze in overeenstemming zijn met het Local Government Records Management van Californië. Richtlijnen. Over het algemeen worden bijna alle dozen nauwkeurig gearchiveerd op de plaats waar ze thuishoren in hun catalogiseringssysteem, geïdentificeerde rekken en planken in het magazijn. De challenge is een praktische oplossing voor de momenten dat dit niet het geval is.
Makkelijk te implementeren stond voorop. Dat betekende een add-on-technologie voor bestaande dozen die al waren opgeslagen en voor nieuwe dozen die in de archieven werden opgenomen. Het moest de bestaande processen verbeteren, niet verstoren.
Betaalbaarheid was nog belangrijker. Zoals elk stadsbestuur had San Diego een oplossing nodig die financieel verantwoord en snel was om zijn moed te bewijzen met beperkte kosten voor de belastingbetaler. Telaeris XPressFinder is een volledig op zichzelf staande add-on-technologie en behoeft geen integratie met de bestaande archiverings- en catalogiseringssoftware en heeft geen mechanische, elektrische of IT-infrastructuur nodig. Het is een magazijnsuperheld die wacht op de oproep tot actie.
Moet onderhoudsvrij zijn, permanente technologie. Dit betekent dat zodra een doos is gelabeld met een RFID-tag, de tag geen verdere menselijke aanraking nodig heeft. Sommige dozen kunnen tientallen jaren in de schappen blijven staan en die RFID-tags moeten vandaag en in de toekomst net zo effectief werken als voorgeschreven door de bewaarrichtlijnen.
Telaeris XPressFinder gaat aan het werk
Het hart van XPressFinder wordt gevormd door UHF passieve RFID-labels en een gespecialiseerde handheld-taglezer en een geigerteller-achtige app die beelden en geluiden biedt die de operator steeds dichter bij het doelvak brengen. RFID gebruikt radiogolven om data-inhoud in tags te detecteren en te lezen, zodat de RFID-taggegevens van dozen die aan het zicht zijn onttrokken nog steeds kunnen worden gedetecteerd tot op een afstand van 30 voet. Het hele systeem voldoet aan de ISO 18000-6C RFID-technologiestandaard die in juni 2006 werd geratificeerd voor gebruik bij de identificatie van dozen en pallets in de toeleveringsketen. Telaeris leverde ook aanvullende componenten om de implementatie te vereenvoudigen.
De papieren RFID-labels bevatten een hoogwaardige batterijloze IC-chip en antenne. De box-ID wordt op de chip geschreven en het drukgevoelige label wordt op de bankiersbox aangebracht. Om het gemakkelijker en sneller te maken, leverde Telaeris hiervoor een optionele printer/encoder en labelontwerpsoftware op een notebook-pc. Voor nieuwe dozen die in de archieven worden ingeschreven, is het RFID-label het unieke identificatielabel op de doos met streepjescode, door mensen leesbare afdruk en de automatisch gecodeerde RFID-chip, alle labelgegevens die worden geleverd door de huidige archiefcatalogussoftware. Voor de vele bestaande dozen die een RFID-labelupgrade nodig hebben, gebruikt de Telaeris XPressLabel-software een USB-barcodelezer om de barcode van die doos te lezen en een identiek RFID-gecodeerd label met barcode af te drukken. De nabewerking om de bestaande box te upgraden duurt slechts enkele seconden. Het proces is volledig op zichzelf staand op een verrijdbare wagen om het etiketteersysteem naar de magazijnschappen te brengen in plaats van de dozen naar de printer. Met optionele batterijvoeding heeft de wagen geen verlengsnoeren nodig.
De draagbare RFID-lezer bevat een zeer directionele antenne die een smalle radiostraal naar voren projecteert. Terwijl de operator de handheld heen en weer veegt door de magazijngangen, houdt de Android-app constant alle terugkerende tagsignalen in de gaten. Wanneer het een signaal detecteert van de tag op het specifieke doosnummer waarvan werd gezegd dat het ontbreekt, laat de app de gebruiker weten met van kleur veranderende bullseye-ringen en tikkende geluiden. Naarmate de operator dichterbij komt, verlaagt de app automatisch het zendvermogen van de handheld, waardoor de operator wordt uitgedaagd om dichter naar het doelvak te lopen om er een retoursignaal van te krijgen. Als het signaal weer wordt vergrendeld, wordt het vermogen weer verminderd, waardoor de operator nog dichter bij de box moet komen. De operator wordt tot op een paar meter van de locatie van de box getrokken, zelfs als deze aan het zicht is onttrokken. Het vinden van de doos op dit punt is een zoektocht die beperkt is tot slechts een paar dozen in een klein gebied in een magazijn van 33,000 vierkante meter.
Andere voordelen van archiefdozen met RFID-tags
XPressFinder biedt extra voordelen naast het zoeken naar een recordbox buiten locatie. Het kan helpen bij:
- Identificeer snel platendozen die kunnen worden vernietigd om schapruimte vrij te maken
- Maak een elektronisch overzicht van dozen die zijn verplaatst of getransporteerd naar een vernietigingslocatie
- Verlaag de uitgaven voor nieuwe archiefruimte of apparatuur
- Inventariseer en identificeer dozen die kunnen worden overgebracht naar een goedkope opslaglocatie
- Inventarisatie voor verkeerd gearchiveerde vertrouwelijke records
Conclusie
Het gebruik van passieve UHF RFID-technologie met een groot bereik op het kantoor van de San Diego City Clerk voor archieven en documentbeheer bespaarde tijd, arbeid en uiteindelijk kosten bij het zoeken naar archiefdozen die niet op hun plaats waren. Door radiogolven te gebruiken in plaats van zicht of licht, kan XPressFinder dozen met tags lokaliseren die tot op een afstand van 30 meter aan het zicht zijn onttrokken. Slechts een paar situaties van stop allemaal met wat je aan het doen bent en zoek deze doos! de uitvoeringskosten terugverdiend. De intuïtieve interface en aanpasbare energie-instellingen reduceerden de taak tot één persoon en 15 minuten om een doos te vinden.
XPressFinder is een stand-alone oplossing die geen software-integratie in bestaande archiefcatalogussoftware nodig heeft. De twee lopen onafhankelijk naast elkaar en verhogen de productiviteit. De XPressFinder-etikettenwagen op wielen is een op zichzelf staand station voor het retrofitten van etiketten dat on-demand coderen van tags en het printen van etiketten naar de dozen in de schappen brengt voor een snellere implementatie.
Dozen met RFID-tag lenen zich ook voor andere optionele voordelen, waaronder een efficiënter gebruik van ruimte en archiveringshardware door te helpen bij het identificeren van dozen waarvan de bewaartermijn voor verwijdering en vernietiging voorbij is.
Contact om te ontdekken hoe XPressFinder uw bewerkingen voor het bewaren van documenten kan verbeteren.