Inleiding
Die San Diego City Clerk se kantoor vir argiewe en rekordbestuur het hulp gevra met 'n knaende probleem. Bokse met behoue rekords sou soms in die pakhuis van 33,000 15 vierkante voet verkeerd gelaai word. Toe 'n herwinningversoek vir rekords in een van hierdie bokse inkom, het 'n allehande jagtog gevolg om daardie een boks te vind. Dit kan al die pakhuispersoneel dae neem om 'n baie goed verkeerde boks op te spoor. Behalwe dat die pakhuispersoneel hul gereelde pligte moes staak om die boks te soek, is die stadsdepartement wat die inhoud versoek het, laat wag. Die saamgestelde produktiwiteitsverliese het 'n meetbare impak op stadsbedrywighede gehad. Kan daar 'n Superman X-straalvisie-tegnologie wees om die ontdekking van hierdie afvallige bokse vinnig en bekostigbaar te bespoedig, sodat die stelsel sy koste binne net 'n paar maande sal dek? Die antwoord is ja. Die meeste verkeerde bokse word nou binne XNUMX minute of minder deur een persoon gevind danksy passiewe UHF-etikette en die Telaeris XPressFinder-toepassing.
Uitdagings
Dit is 'n groot pakhuis gevul met duisende bankier bokse wat almal eenders lyk behalwe vir 'n paar unieke swart en wit etikette van 'n boks reeksnommer, strepieskode, en 'n paar ander inhoud besonderhede. Die meeste van hierdie bewaarde rekords bly op rakke, ongestoord vir maande, jare, miskien dekades terwyl dit voldoen aan Kalifornië se Plaaslike Regering Records Management riglyne. Oor die algemeen word byna alle bokse akkuraat geliasseer tot waar hulle hoort in hul katalogiseringstelsel geïdentifiseerde rakke en rakke in die pakhuis. Die uitdaging is 'n praktiese oplossing vir die tye wanneer dit nie die situasie is nie.
Maklik om te implementeer was uiters belangrik. Dit het beteken 'n byvoegingstegnologie vir bestaande bokse wat reeds gehuisves is, sowel as vir nuwe bokse wat in die argiewe ingeskryf is. Dit moes die bestaande prosesse verbeter, nie ontwrig nie.
Bekostigbaarheid was selfs belangriker. Soos enige stadsregering, het San Diego 'n oplossing nodig wat finansieel regverdigbaar en vinnig was om sy vermoë te bewys met beperkte belastingbetalerskoste. Aangesien dit 'n volledig selfstandige byvoegingstegnologie is, het Telaeris XPressFinder geen integrasie met die bestaande argief- en katalogiseringsagteware nodig nie en het geen meganiese, elektriese of IT-infrastruktuur nodig nie. Dit is 'n pakhuis-superheld wat wag vir die oproep tot aksie.
Moet onderhoudsvrye, permanente tegnologie wees. Dit beteken sodra 'n boks met 'n RFID-etiket gemerk is, het die etiket geen verdere menslike aanraking nodig nie. Sommige bokse kan vir dekades op rakke sit en daardie RFID-etikette moet vandag en in die toekoms net so effektief werk soos voorgeskryf deur die bewaringsriglyne.
Telaeris XPressFinder gaan aan die werk
Die hart van XPressFinder is UHF-passiewe RFID-etikette en 'n gespesialiseerde draagbare merker-leser en Geiger-toonbankagtige toepassing wat beelde en klanke verskaf wat die operateur nader en nader aan die teikenkas trek. RFID gebruik radiogolwe om data-inhoud in etikette te bespeur en te lees, sodat bokse wat weggesteek is, steeds hul RFID-merkerdata van so ver as 30 voet bespeur kan word. Die hele stelsel voldoen aan die ISO 18000-6C RFID-tegnologiestandaard wat in Junie 2006 bekragtig is vir gebruik in voorsieningskettingboks en paletidentifikasie. Telaeris het ook bykomende komponente verskaf om implementering te vereenvoudig.
Die RFID-papieretikette bevat 'n hoëwerkverrigting batteryvrye IC-skyfie en antenna. Die boks-ID word op die skyfie geskryf en die druksensitiewe etiket word op die bankiersboks aangebring. Om dinge makliker en vinniger te maak, het Telaeris 'n opsionele drukker/enkodeerder en etiketontwerpsagteware op 'n notaboekrekenaar hiervoor verskaf. Vir nuwe bokse wat in die argiewe ingeskryf word, is die RFID-etiket die enkelvoudige identifikasie-etiket op die boks met strepieskode, mens-leesbare druk en die outomaties geënkodeerde RFID-skyfie, al die etiketdata wat deur die huidige argiefkatalogiseringsagteware verskaf word. Vir die vele bestaande bokse wat 'n RFID-etiketopgradering benodig, gebruik die Telaeris XPressLabel-sagteware 'n USB-strepieskodeleser om daardie boks se strepieskode te lees en 'n identiese strepieskode-RFID-gekodeerde etiket te druk. Die herwerkpoging om die bestaande boks op te gradeer neem sekondes. Die proses is ten volle selfversorgend op 'n waentjie om die etiketteringstelsel na die pakhuisrakke eerder as die bokse na die drukker te bring. Met opsionele batterykrag het die karretjie geen verlengkoorde nodig nie.
Die handheld RFID-leser bevat 'n hoogs gerigte antenna wat 'n smal radiostraal vorentoe projekteer. Terwyl die operateur die handtoestel heen en weer in die pakhuisgange afvee, monitor die Android-toepassing voortdurend al die terugkerende merkerseine. Wanneer dit 'n sein van die merker op die spesifieke boksnommer bespeur wat daar gesê is ontbreek, laat die toepassing die gebruiker weet met kleurveranderende bullseye-ringe en tikklanke. Soos die operateur nader kom, verminder die toepassing outomaties die handtoestel se stuurkragvlak, wat die operateur uitdaag om nader aan die teikenkas te loop om 'n terugsein daarvan te kry. Wanneer die sein weer ingesluit word, word krag weer verminder, wat vereis dat die operateur nog nader aan die boks moet kom. Die operateur word aangetrek tot binne 'n paar voet van die boks se ligging, selfs al is dit verborge van direkte sig. Om die boks op hierdie punt te vind, is 'n soektog wat beperk is tot net 'n paar bokse in een klein area in 'n 33,000 XNUMX vierkante voet pakhuisruimte.
Ander voordele van RFID-gemerkte rekordbokse
XPressFinder bied bykomende voordele behalwe om na 'n buite-liggingrekordboks te soek. Dit kan help met:
- Identifiseer rekordbokse wat vernietig kan word om rakspasie oop te maak
- Skep 'n elektroniese rekord van bokse wat geskuif of na 'n vernietigingsterrein vervoer is
- Verminder uitgawes vir nuwe liasseerspasie of toerusting
- Inventaris en identifiseer bokse wat na 'n laekoste stoorplek oorgeplaas kan word
- Inventarisvee vir die nakoming van vertroulike rekords wat verkeerd ingedien is
Gevolgtrekking
Deur langafstand passiewe UHF RFID-tegnologie by die San Diego City Clerk se kantoor vir argiewe en rekordbestuur te gebruik, het tyd, arbeid en uiteindelik koste bespaar wanneer u na buite-plek argiefrekordbokse gesoek het. Deur radiogolwe te gebruik en nie visie of lig nie, laat XPressFinder toe om gemerkte bokse op te spoor wat verborge is van sig van tot 30 voet weg. Net 'n paar situasies van almal stop waarmee jy besig is en soek hierdie boks! die koste van implementering verhaal. Dit se intuïtiewe koppelvlak en verstelbare kraginstellings het die taak tot een persoon verminder en 15 minute om 'n boks te vind.
XPressFinder is 'n selfstandige oplossing wat geen sagteware-integrasie in 'n bestaande rekord-katalogiseringsagteware benodig nie. Die twee loop onafhanklik langs mekaar en verhoog produktiwiteit. Die XPressFinder-etiketteringswa op wiele is 'n selfstandige etiketterugpassingstasie wat op-aanvraag-etiketkodering en etiketdruk na die bokse op die rakke bring vir vinniger ontplooiing.
RFID-gemerkte bokse leen hulle ook tot ander opsionele voordele, insluitend die meer doeltreffende gebruik van spasie en liassering hardeware deur te help om bokse te identifiseer wat verby bewaring verstryk het vir verwydering en vernietiging.
Kontak Ons om te leer hoe XPressFinder jou rekordbehoudbedrywighede kan verbeter.