Giới thiệu
Văn phòng lưu trữ và quản lý hồ sơ của Thư ký Thành phố San Diego đã yêu cầu giúp đỡ về một vấn đề dai dẳng. Các hộp hồ sơ được giữ lại đôi khi bị thất lạc trong nhà kho rộng 33,000 foot vuông. Khi một yêu cầu truy xuất hồ sơ trong một trong các hộp này được gửi đến, một cuộc săn lùng tất cả đã diễn ra sau đó để tìm thấy một hộp đó. Có thể mất cả ngày nhân viên kho hàng mới tìm được một chiếc hộp thực sự bị thất lạc. Ngoài việc nhân viên nhà kho phải ngừng nhiệm vụ thường xuyên của họ để tìm chiếc hộp, bộ phận yêu cầu của thành phố vẫn phải chờ đợi. Tổn thất năng suất gộp có tác động đáng kể đến hoạt động của thành phố. Liệu có thể có một công nghệ thị giác siêu nhân X-quang để đẩy nhanh việc phát hiện ra những hộp phản bội này, nhanh chóng và giá cả phải chăng, để hệ thống có thể trang trải chi phí của nó chỉ trong vòng vài tháng? Câu trả lời là có. Hầu hết các hộp bị thất lạc hiện được tìm thấy bởi một người trong 15 phút hoặc ít hơn nhờ các nhãn UHF thụ động và ứng dụng Telaeris XPressFinder.
Những thách thức
Đây là một nhà kho lớn chứa hàng nghìn hộp ngân hàng trông giống nhau ngoại trừ một số nhãn đen trắng duy nhất của số sê-ri hộp, mã vạch và một số chi tiết nội dung khác. Hầu hết các hồ sơ được lưu giữ này vẫn nằm trên kệ, không bị xáo trộn trong nhiều tháng, nhiều năm, có thể là nhiều thập kỷ trong khi tuân thủ Quản lý Hồ sơ Chính quyền Địa phương của California Hướng dẫn. Nhìn chung, hầu hết tất cả các thùng hàng đều được sắp xếp chính xác vào vị trí của chúng trong các giá và kệ được xác định trong hệ thống danh mục của chúng trong nhà kho. Thách thức là một giải pháp thiết thực cho những thời điểm không phải như vậy.
Dễ thực hiện là tối quan trọng. Điều đó có nghĩa là một công nghệ bổ sung cho các hộp hiện có đã được lưu trữ cũng như các hộp mới được đăng ký vào kho lưu trữ. Nó cần phải tăng cường các quy trình hiện có, không làm gián đoạn chúng.
Khả năng chi trả thậm chí còn quan trọng hơn. Giống như bất kỳ chính quyền thành phố nào, San Diego cần một giải pháp hợp lý về mặt tài chính và nhanh chóng để chứng tỏ dũng khí của mình với chi phí đóng thuế hạn chế. Là một công nghệ bổ sung hoàn toàn khép kín, Telaeris XPressFinder không cần tích hợp với phần mềm lưu trữ và biên mục hiện có và không cần cơ sở hạ tầng cơ khí, điện hoặc CNTT. Đó là một siêu anh hùng nhà kho đang chờ lời kêu gọi hành động.
Phải được bảo trì miễn phí, công nghệ vĩnh viễn. Điều này có nghĩa là khi một hộp được dán nhãn bằng thẻ RFID, thẻ này không cần con người chạm vào nữa. Một số hộp có thể nằm trên kệ trong nhiều thập kỷ và các thẻ RFID đó cần phải hoạt động hiệu quả như ngày hôm nay và trong tương lai theo quy định của nguyên tắc lưu giữ.
Telaeris XPressFinder bắt đầu hoạt động
Trái tim của XPressFinder là các nhãn RFID thụ động UHF và một đầu đọc thẻ cầm tay chuyên dụng và ứng dụng giống bộ đếm Geiger cung cấp các điểm tham quan và âm thanh thu hút người vận hành ngày càng gần hộp mục tiêu hơn. RFID sử dụng sóng vô tuyến để cảm nhận và đọc nội dung dữ liệu trong thẻ, do đó, các hộp ẩn khỏi tầm nhìn vẫn có thể phát hiện dữ liệu thẻ RFID của chúng từ khoảng cách 30 feet. Toàn bộ hệ thống tuân theo tiêu chuẩn công nghệ ISO 18000-6C RFID đã được phê chuẩn vào tháng 2006 năm XNUMX, để sử dụng trong hộp chuỗi cung ứng và nhận dạng pallet. Telaeris cũng cung cấp các thành phần bổ sung để đơn giản hóa việc triển khai.
Nhãn giấy RFID chứa chip IC và ăng-ten không dùng pin hiệu suất cao. ID hộp được ghi vào chip và nhãn nhạy cảm với áp suất được áp dụng cho hộp ngân hàng. Để giúp mọi việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, Telaeris đã cung cấp một máy in/bộ mã hóa và phần mềm thiết kế nhãn tùy chọn trên máy tính xách tay để thực hiện việc này. Đối với các hộp mới được đăng ký vào kho lưu trữ, nhãn RFID là nhãn nhận dạng duy nhất trên hộp có mã vạch, bản in có thể đọc được của con người và chip RFID được mã hóa tự động, tất cả dữ liệu nhãn được cung cấp bởi phần mềm biên mục kho lưu trữ hiện tại. Đối với nhiều hộp hiện có cần nâng cấp nhãn RFID, phần mềm Telaeris XPressLabel sử dụng đầu đọc mã vạch USB để đọc mã vạch của hộp đó và in nhãn được mã hóa RFID có mã vạch giống hệt nhau. Nỗ lực làm lại để nâng cấp hộp hiện có chỉ mất vài giây. Quá trình này hoàn toàn khép kín trên một xe đẩy có bánh xe để mang hệ thống ghi nhãn đến các kệ kho chứ không phải các hộp đến máy in. Với nguồn pin tùy chọn, xe đẩy không cần dây nối dài.
Đầu đọc RFID cầm tay chứa một ăng-ten có tính định hướng cao chiếu một chùm sóng vô tuyến hẹp về phía trước. Khi người vận hành quét qua lại thiết bị cầm tay dọc theo lối đi của nhà kho, ứng dụng Android sẽ liên tục theo dõi tất cả các tín hiệu thẻ quay trở lại. Khi phát hiện tín hiệu từ thẻ trên số hộp cụ thể mà nó được thông báo là bị thiếu, ứng dụng sẽ cho người dùng biết bằng các vòng mắt bò thay đổi màu sắc và âm thanh tích tắc. Khi người điều khiển đến gần hơn, ứng dụng sẽ tự động giảm mức công suất phát của thiết bị cầm tay, thách thức người điều khiển đi lại gần hộp mục tiêu hơn để nhận tín hiệu phản hồi từ nó. Khi khóa lại tín hiệu, công suất lại giảm xuống, yêu cầu người vận hành phải đến gần hộp hơn nữa. Người vận hành bị thu hút trong vòng vài feet tính từ vị trí của hộp, ngay cả khi nó bị che khuất khỏi tầm nhìn trực tiếp. Tìm hộp tại thời điểm này là một cuộc tìm kiếm chỉ giới hạn ở một vài hộp trong một khu vực nhỏ trong không gian nhà kho rộng 33,000 feet vuông.
Các lợi ích khác của hộp hồ sơ được gắn thẻ RFID
XPressFinder cung cấp các lợi ích bổ sung ngoài việc tìm kiếm hộp bản ghi vị trí nằm ngoài. Nó có thể giúp với:
- Nhanh chóng xác định các hộp hồ sơ có thể bị phá hủy để mở rộng không gian kệ
- Tạo một bản ghi điện tử về các hộp đã được di chuyển hoặc vận chuyển đến địa điểm tiêu hủy
- Giảm chi phí cho không gian hoặc thiết bị hồ sơ mới
- Kiểm kê và xác định các hộp có thể được chuyển đến vị trí lưu trữ chi phí thấp
- Quét hàng tồn kho để tuân thủ hồ sơ bí mật bị thất lạc
Kết luận
Sử dụng công nghệ UHF RFID thụ động tầm xa tại văn phòng Thư ký Thành phố San Diego để lưu trữ và quản lý hồ sơ đã tiết kiệm thời gian, nhân công và cuối cùng là chi phí khi tìm kiếm các hộp hồ sơ lưu trữ không đúng chỗ. Sử dụng sóng vô tuyến chứ không phải tầm nhìn hoặc ánh sáng cho phép XPressFinder xác định vị trí các hộp được gắn thẻ bị che khuất khỏi tầm nhìn từ khoảng cách lên đến 30 feet. Chỉ cần một vài tình huống của mọi người dừng những gì bạn đang làm và tìm hộp này! thu hồi chi phí thực hiện. Đó là giao diện trực quan và cài đặt năng lượng có thể điều chỉnh đã giảm nhiệm vụ cho một người và 15 phút để tìm hộp.
XPressFinder là một giải pháp độc lập không cần tích hợp phần mềm vào phần mềm biên mục hồ sơ hiện có. Cả hai chạy cạnh nhau một cách độc lập nâng cao năng suất. Xe đẩy dán nhãn XPressFinder trên bánh xe là một trạm trang bị thêm nhãn khép kín mang mã hóa thẻ theo yêu cầu và in nhãn vào các hộp trên giá để triển khai nhanh hơn.
Các hộp được gắn thẻ RFID cũng mang lại các lợi ích tùy chọn khác bao gồm việc sử dụng không gian hiệu quả hơn và phần cứng lưu trữ bằng cách giúp xác định các hộp đã hết hạn lưu giữ để loại bỏ và tiêu hủy.
Liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu cách XPressFinder có thể cải thiện hoạt động lưu giữ hồ sơ của bạn.