7 cách giải quyết cho nhân viên của bạn trong trường hợp khẩn cấp

Việc thiết lập các quy trình sơ tán nơi làm việc để đảm bảo an toàn cho nhân viên trong trường hợp khẩn cấp là trách nhiệm của người sử dụng lao động. Một trong những quy định của Bộ Lao động Hoa Kỳ... yêu cầu tối thiểu cho kế hoạch hành động khẩn cấp (EAP) "Kiểm kê tất cả nhân viên sau khi hoàn tất việc sơ tán khẩn cấp" là một thuật ngữ được sử dụng trong luật. Tuy nhiên, cách thức mà người sử dụng lao động nên thực hiện việc kiểm kê này lại không được quy định rõ ràng. Các chuyên gia về an toàn và an ninh thường phải tự mình xác định phương pháp hiệu quả nhất, cân nhắc nhiều yếu tố như loại hình cơ sở, quy mô, cơ sở hạ tầng và số lượng nhân viên. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày bảy phương pháp phổ biến nhất mà chúng tôi đã thấy các nhà tuyển dụng sử dụng để kiểm kê số lượng nhân viên trong trường hợp khẩn cấp.

Telaeris Chúng tôi cung cấp các giải pháp tập hợp nhân viên khẩn cấp cho nhiều công ty khác nhau, từ nhà máy lọc dầu, trường học, nhà máy sản xuất đến các cơ sở chính phủ. Chúng tôi đã chứng kiến ​​(và thay thế) nhiều phương pháp khác nhau để thống kê số lượng nhân viên. Việc có hệ thống lập danh sách nhân viên phù hợp có thể làm tăng đáng kể hiệu quả của các cuộc diễn tập và sơ tán thực tế, tiết kiệm thời gian, tiền bạc và quan trọng nhất là tối đa hóa sự an toàn của nhân viên.

1. Paper Roster

Sử dụng danh sách giấy là hình thức điểm danh thô sơ nhất. Với một chút hoài niệm, nó đưa chúng ta trở lại những kỷ niệm thời tiểu học, xếp hàng ở bãi đậu xe và chờ giáo viên gọi tên và đánh dấu vào danh sách. Hệ thống này vẫn hoạt động tốt trong các lớp học nhỏ, nhưng có thể không thực tế đối với các tòa nhà công ty lớn với hàng trăm nhân viên. Trong những trường hợp này, danh sách giấy phải được cập nhật một cách tỉ mỉ với hồ sơ nhân sự. Nhân viên an ninh thường thực hiện điều này bằng cách yêu cầu bộ phận nhân sự hoặc các giám sát viên có liên quan duy trì danh sách cập nhật hàng tháng, hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày. Nhân viên làm việc từ xa kết hợp cũng có thể làm phức tạp thêm vấn đề, vì danh sách cần phản ánh những người có mặt trực tiếp tại văn phòng vào bất kỳ ngày nào.

Một số công ty cải tiến phương pháp lập danh sách nhân viên trên giấy bằng cách tận dụng các tiện ích sẵn có tại cơ sở của họ. hệ thống kiểm soát truy cập vật lý (ACS). Bằng cách này, có thể in ra danh sách các nhân viên đã sử dụng thẻ ra vào để vào tòa nhà trong ngày hôm đó, giúp lực lượng cứu hộ nhanh chóng xác định những người có thể vẫn còn mất tích. Phương pháp này hoạt động hiệu quả nhất ở những nơi làm việc mà Nhân viên phải quẹt thẻ khi vào và ra khỏi công ty. mỗi ngày.

Bảng phân công nhiệm vụ trên giấy có ưu điểm chính là sự đơn giản, chỉ cần bút và giấy để sử dụng. Tuy nhiên, chúng vốn dĩ chậm và dễ xảy ra lỗi, đặc biệt nếu nhân viên đến nhầm trạm sơ tán.

Ngoài ra, có bao nhiêu đội trưởng sơ tán sẽ chờ danh sách nhân viên được in xong trong khi có hỏa hoạn thực sự trong tòa nhà?

Phương pháp danh sách giấy

• Ưu điểmĐơn giản, tiết kiệm
• Nhược điểmChậm, dễ xảy ra lỗi, chỉ hiệu quả nếu được cập nhật thường xuyên và luôn sẵn sàng sử dụng.
• Tốt nhất cho: Các tổ chức nhỏ với lịch làm việc của nhân viên có thể dự đoán được.

2. Bảng phân công điện tử

Áp dụng phương pháp danh sách truyền thống cho thế kỷ 21, chúng ta có thể cải thiện danh sách giấy bằng cách sử dụng công nghệ web. Trong phương pháp này, dữ liệu về tình trạng cư trú được lấy từ hệ thống an ninh và được công bố điện tử. Các tùy chọn ở đây bao gồm:

• Gửi email danh sách phòng trống hiện tại cho thuyền trưởng sơ tán.
• Populating một danh sách phòng trên một máy tính bảng tại cơ sở.
• Đăng tải danh sách cập nhật lên internet.

Cần lưu ý rằng danh sách điện tử vẫn cần sự chuẩn bị, chẳng hạn như đảm bảo máy tính bảng/thiết bị được sạc đầy pin và cập nhật danh sách mới nhất. Ngoài ra còn có vấn đề về kết nối mạng khi sử dụng các thiết bị phụ thuộc vào WiFi tại địa điểm sơ tán xa xôi.

Phương pháp lập danh sách điện tử

• Ưu điểmCó thể phân phối danh sách giữa các nhóm (email/máy tính bảng/web), dễ dàng cập nhật và tích hợp với các hệ thống kỹ thuật số khác.
• Nhược điểmChức năng này phụ thuộc vào độ chính xác của dữ liệu và khả năng truy cập thiết bị, có thể không hoạt động nếu kết nối bị lỗi.
• Tốt nhất cho: Các nơi làm việc quy mô vừa với cơ sở hạ tầng công nghệ đáng tin cậy

3. Quét huy hiệu

Sử dụng thẻ an ninh để quét nhanh nhân viên bên ngoài cơ sở có thể là lựa chọn tốt hơn so với bảng chấm công bằng giấy hoặc điện tử nếu được thực hiện đúng cách. Có nhiều cách để quét thẻ điện tử, bao gồm:

• Máy quét gắn trên giá đỡ cố định
• Máy quét được tích hợp vào hộp hoặc xe đẩy Pelican.
• Thiết bị quét cầm tay, có thể là PDA hoặc máy tính bảng

Những phương pháp này hoạt động hiệu quả nhất nếu khuôn viên hoặc cơ sở có cơ sở hạ tầng mạng vững chắc. Điều này cho phép các đội trưởng sơ tán nhanh chóng truy cập danh sách người có mặt thông qua trang web. Tuy nhiên, nếu xảy ra trường hợp khẩn cấp thảm khốc, chẳng hạn như... 2011 Southwest mất điệnNgay cả khi toàn bộ nguồn điện và dữ liệu di động bị ngắt, hệ thống kiểu này vẫn có thể khiến các chuyên gia an ninh dễ bị tổn thương vì thiếu dữ liệu quan trọng về nhân viên của họ.

Trong số các lựa chọn khác nhau, máy quét thẻ cầm tay có một số lợi thế chính so với máy quét gắn trên giá đỡ hoặc hộp đựng:

1. Các thiết bị cầm tay có thể mang theo dễ dàng đến bất kỳ nơi nào trong trường hợp khẩn cấp.
2. Máy quét có màn hình cho phép bạn xem danh sách nhân viên trực tiếp và thông tin nhân viên.
3. Một số hệ thống cung cấp các phương pháp dự phòng trong trường hợp ai đó quên thẻ, chẳng hạn như nhập tên thủ công.
4. Không cần cơ sở hạ tầng đắt tiền hay việc đào rãnh để dẫn điện, như trường hợp trạm tập trung cố định.
5. Nếu mất kết nối mạng, một số thiết bị vẫn có thể duy trì danh sách được đồng bộ hóa và tiếp tục hoạt động bình thường.

Điểm danh bằng cách quét thẻ.

• Ưu điểm: Làm thủ tục nhanh, hỗ trợ máy quét cầm tay hoặc cố định, có thể hoạt động ngoại tuyến trên một số thiết bị.
• Những điều cần cân nhắcCác thông tin cần biết: Chức năng ngoại tuyến, yêu cầu về tính di động, loại hệ thống kiểm soát truy cập, số điểm tập trung, loại thẻ an ninh.
• Tốt nhất cho: Các cơ sở có hệ thống kiểm soát ra vào

4. Sinh trắc học

Sử dụng sinh trắc học là một phương pháp hiệu quả khác để quản lý nhân viên, dựa trên các đặc điểm sinh học. Hệ thống an ninh và điểm danh có thể kết hợp nhiều phương pháp, nhưng trên thực tế, chỉ một số ít được áp dụng phổ biến. Hiện nay, các tổ chức sử dụng rộng rãi nhất phương pháp này. công nghệ vân tay Nhận diện khuôn mặt qua video là công cụ sinh trắc học chính trong lĩnh vực an ninh. Khi công nghệ nhận diện khuôn mặt qua video tiếp tục phát triển, ngày càng nhiều hệ thống cũng đang triển khai chúng. Các phương pháp sinh trắc học này giúp ghi nhận hiệu quả sự hiện diện của nhân viên tại các điểm sơ tán, đóng vai trò là một giải pháp thay thế đáng tin cậy cho việc quét thẻ, với ưu điểm là không thể bị mất như thẻ ID.

Phương pháp xác định danh tính bằng sinh trắc học

• Ưu điểm: Không lo mất thẻ, nhận dạng cá nhân chính xác.
• Nhược điểm: Chi phí cao hơn, tiềm ẩn lo ngại về quyền riêng tư, cần phần cứng tương thích.
• Tốt nhất cho: Môi trường rủi ro cao, các tổ chức hoặc tập đoàn lớn ưu tiên tính chính xác và bảo mật.

5. RFID tầm xa

Thay vì quét thẻ nhân viên thủ công, Nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) tầm xa cho phép quét tự động từ xa. Các hệ thống này sử dụng thẻ RFID hoạt động trong dải tần 900 MHz, được gọi là thẻ UHF. Có nhiều cách để triển khai các thẻ này, bao gồm:

• Đã thêm làm hình dán vào mặt sau của huy hiệu hiện tại.
• Được cung cấp dưới dạng một thẻ riêng.
• Được tích hợp vào dây buộc hoặc bộ giữ huy hiệu.
• Được tích hợp vào thẻ kiểm soát ra vào mới, có thể triển khai nhiều công nghệ RFID – hình ảnh bên phải là một ví dụ về điều này.

Các thẻ UHF này cho phép nhận dạng nhân viên từ khoảng cách lên đến 25 feet. Giải pháp này có thể lý tưởng để xác minh thời điểm nhân viên ra khỏi các lối ra vào đã biết, tính đến những người ở gần khu vực sơ tán hoặc phát hiện chính xác thời điểm họ ra khỏi một cơ sở.

Tập hợp RFID tầm xa

• Ưu điểm: Tự động đọc từ xa (lên đến ~25 ft), không cần quét thủ công
• Nhược điểm: Yêu cầu thẻ RFID và cơ sở hạ tầng, có thể không chính xác lắm về vị trí cụ thể.
• Tốt cho: Các hoạt động cần phát hiện thụ động nhanh chóng nhiều người.

6. Hệ thống định vị thời gian thực (RTLS)

Đối với các môi trường có rủi ro cao, như nhà máy hóa chất hoặc nhà máy lọc dầu, các phương pháp tập hợp truyền thống có thể không cung cấp tốc độ hoặc độ chính xác cần thiết trong trường hợp khẩn cấp. Hệ thống định vị thời gian thực (RTLS) cung cấp một cách nhanh hơn, tự động hơn để kiểm kê nhân sự bằng cách sử dụng thẻ RFID và các cảm biến được đặt ở vị trí chiến lược.

Sử dụng RTLS thẻ RFID chủ động, Chúng được cấp nguồn bằng pin và có thể được đọc từ khoảng cách hơn 100 mét. Các thẻ này cho phép theo dõi liên tục vị trí thực tế của nhân viên (do đó có tên là Hệ thống Định vị Thời gian Thực). Thẻ chủ động khác với... thẻ UHF thụ động, được đề cập ở phần trên, không có pin và phải được quét ở cự ly gần.

Giải pháp này yêu cầu đặt đầu đọc ở những vị trí chiến lược trong toàn bộ cơ sở và tại các điểm tập trung được chỉ định. Khi đầu đọc phát hiện thẻ, nó sẽ xác định nhân viên đang ở gần vị trí đó, cho biết họ đã đến nơi an toàn. Với thiết lập này, nhân viên có thể sử dụng huy hiệu hỗ trợ RTLS hoặc đeo thẻ trên quần áo. Nhấp vào đây để tìm hiểu thêm về những điều cần cân nhắc khi triển khai RTLS.

Hệ thống RTLS và geofencing vốn hiển thị nhân viên ở bên trong hay bên ngoài cơ sở của bạn, đó chính xác là mục đích của hệ thống tập hợp. Điều này loại bỏ nhu cầu kiểm tra thủ công và giảm đáng kể thời gian đếm đầu người. Một cân nhắc khác là nền tảng RTLS thường hoạt động thông qua các cổng quản lý riêng biệt của chúng và hiếm khi được tích hợp trực tiếp với hệ thống an ninh.

RTLS để tập hợp

• Ưu điểm: Theo dõi liên tục và dữ liệu vị trí thời gian thực, đảm bảo trách nhiệm nhanh chóng.
• Nhược điểm: Phương pháp phức tạp và tốn kém nhất, đòi hỏi triển khai rộng rãi đầu đọc/thẻ.
• Tốt nhất cho: Các cơ sở lớn, có rủi ro cao (ví dụ: nhà máy lọc dầu, nhà máy hóa chất) cần thông tin chi tiết theo thời gian thực.

7. Hệ thống dựa trên điện thoại di động và SMS

Một số giải pháp tập hợp nhân viên sử dụng cơ sở hạ tầng di động để hỗ trợ các yêu cầu sơ tán của họ. Có hai loại hệ thống chính: hệ thống dựa trên ứng dụng và hệ thống dựa trên tin nhắn SMS.

Các giải pháp dựa trên ứng dụng có thể sử dụng định vị địa lý của điện thoại để tự động xác định xem nhân viên có đang ở ngoài khu vực nguy hiểm hay không, hoặc có thể yêu cầu người dùng chủ động điểm danh thông qua một nút trong ứng dụng.

Ngoài ra, hệ thống SMS thông báo cho người dùng qua tin nhắn văn bản và có thể có hoặc không có chức năng giao tiếp hai chiều, cho phép nhân viên cho biết họ có an toàn hay cần trợ giúp.

Các giải pháp loại này hoạt động hiệu quả dựa trên hai yếu tố:

• Tất cả người dùng phải có điện thoại di động và phải mang theo bên mình trong quá trình sơ tán.
• Các cơ sở phải được đặt tại những khu vực có vùng phủ sóng di động đáng tin cậy.

Một lợi thế của các giải pháp này là chúng loại bỏ hoàn toàn nhu cầu sử dụng máy quét bên ngoài.

Điểm danh qua điện thoại di động / tin nhắn SMS

• Ưu điểmSử dụng điện thoại cá nhân của nhân viên, loại bỏ phần cứng quét bổ sung.
• Nhược điểmPhải luôn mang theo điện thoại, có thể cần thiết lập phức tạp, một số hệ thống có thể khá đắt nếu tính phí dựa trên số lượng nhân viên.
• Tốt nhất cho: Lực lượng lao động cảm thấy thoải mái khi sử dụng điện thoại cá nhân hoặc có điện thoại do công ty cung cấp với kết nối ổn định.

Những điều cần lưu ý

Không có hệ thống sơ tán khẩn cấp nào là hoàn hảo.

• Nếu một tòa nhà đang cháy, đội trưởng đội sơ tán có thể quên lấy danh sách nhân viên, máy tính bảng hoặc thiết bị đọc sách.
• Nhân viên có khả năng để lại dấu hiệu và / hoặc điện thoại trong trường hợp khẩn cấp.
• Nếu không có thông tin đầy đủ, người trả lời đầu tiên vẫn phải vào các tòa nhà đang cháy để xác minh rằng mọi người đều an toàn.
• Bản chất của các trường hợp khẩn cấp là bất ngờ và tình hình có thể nhanh chóng trở nên mất kiểm soát.

Hãy nhớ rằng mọi người có thể hành xử khó lường, đặc biệt là khi liên quan đến sự an toàn cá nhân. Tuy nhiên, việc có và thực hành kế hoạch hành động khẩn cấp sẽ đảm bảo an toàn cho nhân viên của bạn tốt hơn bằng cách cung cấp hướng dẫn, bất kể giải pháp tập trung nào bạn chọn.

Telaeris có hơn 20 năm kinh nghiệm giúp các đội an ninh hợp lý hóa quy trình tập hợp khẩn cấp của họ. Nếu chúng tôi có thể giúp bạn nâng cấp cách bạn tính toán cho nhân viên trong một cuộc sơ tán, vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Blog này ban đầu được xuất bản vào tháng 2016 năm XNUMX và đã được cập nhật để làm rõ nhiều thuật ngữ kỹ thuật khác nhau.

Cập nhật lần cuối: ngày 3 tháng 2 năm 2026