Introdução
O escritório do San Diego City Clerk para arquivos e gerenciamento de registros pediu ajuda com um problema persistente. Às vezes, as caixas de registros retidos eram arquivadas incorretamente no depósito de 33,000 pés quadrados. Quando um pedido de recuperação de registros em uma dessas caixas chegou, uma caçada começou para encontrar aquela caixa. Poderia levar todos os dias da equipe do depósito para localizar uma caixa realmente mal arquivada. Além de os funcionários do depósito terem que interromper suas atividades regulares para procurar a caixa, o departamento da cidade que solicitou o conteúdo ficou esperando. As perdas de produtividade combinadas tiveram um impacto mensurável nas operações da cidade. Poderia haver uma tecnologia de visão de raios-X do Super-Homem para acelerar a descoberta dessas caixas renegadas, de forma rápida e acessível, para que o sistema cobrisse seu custo em apenas alguns meses? A resposta é sim. A maioria das caixas extraviadas agora são encontradas por uma pessoa em 15 minutos ou menos, graças aos rótulos UHF passivos e ao aplicativo Telaeris XPressFinder.
Desafios
Este é um grande armazém cheio de milhares de caixas bancárias que se parecem, exceto por algumas etiquetas exclusivas em preto e branco de um número de série da caixa, código de barras e alguns outros detalhes do conteúdo. A maioria desses registros retidos permanece nas prateleiras, intacta por meses, anos, talvez décadas, em conformidade com o Gerenciamento de Registros do Governo Local da Califórnia orientações. De um modo geral, quase todas as caixas são arquivadas com precisão para onde elas pertencem em seu sistema de catalogação, identificando racks e prateleiras no depósito. O desafio é uma solução prática para os momentos em que isso não acontece.
A facilidade de implementação foi fundamental. Isso significou uma tecnologia complementar para caixas existentes já armazenadas, bem como para novas caixas sendo cadastradas nos arquivos. Precisava aprimorar os processos existentes, não interrompê-los.
A acessibilidade era ainda mais importante. Como qualquer governo municipal, San Diego precisava de uma solução que fosse financeiramente justificável e rápida para provar seu valor com custo limitado para o contribuinte. Sendo uma tecnologia complementar totalmente independente, o Telaeris XPressFinder não precisa de integração com o software de arquivamento e catalogação existente e não precisa de infraestrutura mecânica, elétrica ou de TI. É um super-herói de armazém esperando pelo chamado à ação.
Deve ser livre de manutenção, tecnologia permanente. Isso significa que uma vez que uma caixa é rotulada com uma etiqueta RFID, a etiqueta não precisa de mais toque humano. Algumas caixas podem ficar nas prateleiras por décadas e essas etiquetas RFID precisam funcionar com a mesma eficácia hoje e no futuro, conforme prescrito pelas diretrizes de retenção.
Telaeris XPressFinder começa a funcionar
O coração do XPressFinder são as etiquetas RFID passivas UHF e um leitor de etiquetas portátil especializado e um aplicativo semelhante ao contador Geiger, fornecendo imagens e sons que aproximam o operador cada vez mais da caixa-alvo. O RFID usa ondas de rádio para detectar e ler o conteúdo de dados nas tags, de modo que as caixas ocultas ainda possam ter seus dados de tags RFID detectados a uma distância de até 30 pés. Todo o sistema está em conformidade com o padrão de tecnologia RFID ISO 18000-6C, que foi ratificado em junho de 2006, para uso na identificação de caixas e paletes da cadeia de suprimentos. A Telaeris também forneceu componentes adicionais para simplificar a implementação.
As etiquetas de papel RFID contêm um chip IC sem bateria de alto desempenho e uma antena. O ID da caixa é gravado no chip e a etiqueta sensível à pressão é aplicada na caixa do banqueiro. Para tornar as coisas mais fáceis e rápidas, a Telaeris forneceu uma impressora/codificadora opcional e um software de design de etiquetas em um notebook para isso. Para novas caixas que estão sendo cadastradas nos arquivos, a etiqueta RFID é a etiqueta de identificação única na caixa com código de barras, impressão legível por humanos e o chip RFID codificado automaticamente, todos os dados da etiqueta fornecidos pelo software de catalogação de arquivo atual. Para as muitas caixas existentes que precisam de uma atualização de etiqueta RFID, o software Telaeris XPressLabel usa um leitor de código de barras USB para ler o código de barras dessa caixa e imprimir uma etiqueta codificada RFID com código de barras idêntico. O esforço de retrabalho para atualizar a caixa existente leva segundos. O processo é totalmente autônomo em um carrinho com rodas para levar o sistema de etiquetagem para as prateleiras do depósito, em vez das caixas para a impressora. Com bateria opcional, o carrinho não precisa de cabos de extensão.
O leitor RFID portátil contém uma antena altamente direcional que projeta um feixe de rádio estreito para a frente. À medida que o operador move o handheld para frente e para trás pelos corredores do armazém, o aplicativo Android monitora constantemente todos os sinais de etiqueta de retorno. Quando detecta um sinal da etiqueta no número da caixa específica que foi informado que está faltando, o aplicativo avisa o usuário com anéis de alvo que mudam de cor e sons de tique-taque. À medida que o operador se aproxima, o aplicativo reduz automaticamente o nível de potência de transmissão do handheld, desafiando o operador a se aproximar da caixa-alvo para obter um sinal de retorno dela. Ao travar novamente o sinal, a potência é reduzida novamente, exigindo que o operador se aproxime ainda mais da caixa. O operador é atraído para alguns metros da localização da caixa, mesmo que esteja obscurecido da visão direta. Encontrar a caixa neste ponto é uma busca limitada a apenas algumas caixas em uma pequena área em um armazém de 33,000 pés quadrados.
Outros benefícios das caixas de registro marcadas com RFID
O XPressFinder fornece benefícios adicionais além de procurar uma caixa de registros fora do local. Pode ajudar com:
- Identifique rapidamente caixas de registros que podem ser destruídas para abrir espaço nas prateleiras
- Crie um registro eletrônico de caixas que foram movidas ou transportadas para um local de destruição
- Reduza os gastos com novos espaços ou equipamentos de arquivamento
- Faça o inventário e identifique as caixas que podem ser transferidas para um local de armazenamento de baixo custo
- Varredura de inventário para conformidade de registros confidenciais arquivados incorretamente
Conclusão
O uso da tecnologia RFID UHF passiva de longo alcance no escritório do cartório da cidade de San Diego para gerenciamento de arquivos e registros economizou tempo, mão-de-obra e, por fim, custo ao procurar caixas de registros arquivados fora do local. O uso de ondas de rádio e não de visão ou luz permite que o XPressFinder localize caixas marcadas ocultas a até 30 metros de distância. Apenas algumas situações de todos parem o que estão fazendo e procurem esta caixa! recuperou o custo de implementação. Sua interface intuitiva e configurações de energia ajustáveis reduziram a tarefa para uma pessoa e 15 minutos para encontrar uma caixa.
XPressFinder é uma solução autônoma que não precisa de integração de software em um software de catalogação de registros existente. Os dois funcionam lado a lado, aumentando a produtividade de forma independente. O carrinho de etiquetagem XPressFinder sobre rodas é uma estação de atualização de etiquetas independente que traz codificação de etiquetas sob demanda e impressão de etiquetas para as caixas nas prateleiras para implantação mais rápida.
As caixas marcadas com RFID também se prestam a outros benefícios opcionais, incluindo o uso mais eficiente do espaço e do hardware de arquivamento, ajudando a identificar as caixas que passaram do prazo de retenção para remoção e destruição.
Para entrar em contato conosco: para saber como XPressFinder pode melhorar suas operações de retenção de registros.