Pengenalan
Pejabat Kerani Bandar San Diego untuk pengurusan arkib dan rekod meminta bantuan untuk masalah yang mengganggu. Kotak rekod yang disimpan kadangkala akan tersilap difailkan di gudang seluas 33,000 kaki persegi. Apabila permintaan mendapatkan semula rekod dalam salah satu kotak ini masuk, pemburuan semua tangan berlaku untuk mencari satu kotak itu. Ia mungkin mengambil semua hari kakitangan gudang untuk mencari kotak yang betul-betul tersalah fail. Selain kakitangan gudang terpaksa menghentikan tugas biasa mereka untuk mencari kotak itu, jabatan bandar yang meminta kandungannya terus menunggu. Kehilangan produktiviti terkompaun memberi impak yang ketara kepada operasi bandar. Mungkinkah terdapat teknologi penglihatan X-ray Superman untuk mempercepatkan penemuan kotak murtad ini, dengan pantas dan berpatutan, supaya sistem itu dapat menampung kosnya dalam masa beberapa bulan sahaja? Jawapannya ya. Kebanyakan kotak tersalah letak kini ditemui oleh seorang dalam masa 15 minit atau kurang terima kasih kepada label UHF pasif dan apl Telaeris XPressFinder.
Cabaran
Ini ialah gudang besar yang dipenuhi dengan beribu-ribu kotak jurubank yang semuanya kelihatan sama kecuali beberapa pelabelan unik hitam putih bagi nombor siri kotak, kod bar dan beberapa butiran kandungan lain. Kebanyakan rekod yang disimpan ini kekal di rak, tidak terganggu selama berbulan-bulan, tahun, mungkin beberapa dekad semasa mematuhi Pengurusan Rekod Kerajaan Tempatan California Garis panduan. Pada umumnya, hampir semua kotak difailkan dengan tepat ke tempat ia berada dalam sistem pengkatalogan mereka yang dikenal pasti rak dan rak di gudang. Cabaran adalah penyelesaian praktikal untuk masa-masa yang bukan keadaan ini.
Mudah dilaksanakan adalah yang terpenting. Ini bermakna teknologi tambahan untuk kotak sedia ada yang telah disimpan serta kotak baharu yang didaftarkan ke dalam arkib. Ia perlu meningkatkan proses sedia ada, bukan mengganggunya.
Keterjangkauan adalah lebih penting. Seperti mana-mana kerajaan bandar, San Diego memerlukan penyelesaian yang wajar dari segi kewangan dan pantas untuk membuktikan kebolehannya dengan kos pembayar cukai yang terhad. Sebagai teknologi tambahan serba lengkap, Telaeris XPressFinder tidak memerlukan penyepaduan kepada perisian pengarkiban dan pengkatalogan sedia ada dan tidak memerlukan infrastruktur mekanikal, elektrikal atau IT. Ia adalah superhero gudang yang menunggu seruan bertindak.
Mesti bebas penyelenggaraan, teknologi kekal. Ini bermakna sebaik sahaja kotak dilabelkan dengan tag RFID, tag tersebut tidak memerlukan sentuhan manusia lagi. Sesetengah kotak boleh diletakkan di rak selama beberapa dekad dan tag RFID tersebut perlu berfungsi dengan berkesan pada hari ini dan pada masa hadapan seperti yang ditetapkan oleh garis panduan pengekalan.
Telaeris XPressFinder Berfungsi
Inti kepada XPressFinder ialah label RFID pasif UHF dan pembaca tag pegang tangan khusus serta apl seperti balas Geiger yang menyediakan pemandangan dan bunyi yang menarik pengendali lebih dekat dan lebih dekat ke kotak sasaran. RFID menggunakan gelombang radio untuk mengesan dan membaca kandungan data dalam tag, jadi kotak yang tersembunyi daripada penglihatan masih boleh mempunyai data tag RFID mereka dikesan dari sejauh 30 kaki. Keseluruhan sistem mematuhi piawaian teknologi RFID ISO 18000-6C yang telah disahkan pada bulan Jun, 2006, untuk digunakan dalam kotak rantaian bekalan dan pengenalan palet. Telaeris juga membekalkan komponen tambahan untuk memudahkan pelaksanaan.
Label kertas RFID mengandungi cip dan antena IC bebas bateri berprestasi tinggi. ID kotak ditulis pada cip dan label sensitif tekanan digunakan pada kotak jurubank. Untuk memudahkan dan mempercepatkan, Telaeris membekalkan pencetak/pengekod pilihan dan perisian reka bentuk label pada PC notebook untuk ini. Untuk kotak baharu yang didaftarkan ke dalam arkib, label RFID ialah label pengenalan tunggal pada kotak dengan kod bar, cetakan boleh dibaca manusia dan cip RFID yang dikodkan secara automatik, semua data label yang disediakan oleh perisian pengkatalogan arkib semasa. Untuk banyak kotak sedia ada yang memerlukan peningkatan label RFID, perisian Telaeris XPressLabel menggunakan pembaca kod bar USB untuk membaca kod bar kotak itu dan mencetak label berkod RFID berkod bar yang sama. Usaha kerja semula untuk menaik taraf kotak sedia ada mengambil masa beberapa saat. Proses ini serba lengkap pada troli beroda untuk membawa sistem pelabelan ke rak gudang dan bukannya kotak ke pencetak. Dengan kuasa bateri pilihan, troli tidak memerlukan kord sambungan.
Pembaca RFID pegang tangan mengandungi antena berarah tinggi yang memancarkan pancaran radio sempit ke hadapan. Semasa pengendali menyapu pegang tangan ke sana ke mari ke lorong gudang, apl Android sentiasa memantau semua isyarat teg yang kembali. Apabila ia mengesan isyarat daripada teg pada nombor kotak tertentu yang diberitahu ia tiada, apl itu memberitahu pengguna dengan deringan lembu yang berubah warna dan bunyi berdetik. Apabila pengendali semakin hampir, apl itu secara automatik mengurangkan tahap kuasa penghantaran pegang tangan, mencabar pengendali untuk berjalan lebih dekat ke arah kotak sasaran untuk mendapatkan isyarat pulangan daripadanya. Apabila isyarat dikunci sekali lagi, kuasa dikurangkan semula, memerlukan pengendali untuk mendekati kotak. Pengendali ditarik ke dalam beberapa kaki dari lokasi kotak, walaupun ia dikaburkan dari pandangan langsung. Mencari kotak pada ketika ini adalah carian terhad kepada hanya beberapa kotak dalam satu kawasan kecil dalam ruang gudang seluas 33,000 kaki persegi.
Faedah Lain Kotak Rekod Tagged RFID
XPressFinder menyediakan faedah tambahan selain daripada mencari kotak rekod di luar lokasi. Ia boleh membantu dengan:
- Kenal pasti kotak rekod yang boleh dimusnahkan dengan pantas untuk membuka ruang rak
- Buat rekod elektronik kotak yang telah dipindahkan atau diangkut ke tapak pemusnahan
- Kurangkan perbelanjaan untuk ruang atau peralatan pemfailan baharu
- Inventori dan kenal pasti kotak yang boleh dipindahkan ke lokasi penyimpanan kos rendah
- Sapuan inventori untuk pematuhan rekod sulit yang salah difailkan
Kesimpulan
Menggunakan teknologi RFID UHF pasif jarak jauh di pejabat Kerani Bandar San Diego untuk pengurusan arkib dan rekod menjimatkan masa, tenaga kerja dan akhirnya kos apabila mencari kotak rekod arkib yang tidak sesuai. Menggunakan gelombang radio dan bukan penglihatan atau cahaya membenarkan XPressFinder untuk mengesan kotak bertag yang dikaburkan daripada penglihatan dari jarak sehingga 30 kaki. Hanya beberapa situasi semua orang berhenti apa yang anda lakukan dan cari kotak ini! memulihkan kos pelaksanaan. Antara muka yang intuitif dan tetapan kuasa boleh laras mengurangkan tugas kepada satu orang dan 15 minit untuk mencari kotak.
XPressFinder ialah penyelesaian kendiri yang tidak memerlukan penyepaduan perisian ke dalam perisian pengkatalogan rekod sedia ada. Kedua-duanya berjalan secara bersebelahan secara bebas meningkatkan produktiviti. Troli pelabelan XPressFinder pada roda ialah stesen pengubahsuaian label serba lengkap yang membawa pengekodan teg atas permintaan dan pencetakan label ke dalam kotak di rak untuk penggunaan yang lebih pantas.
Kotak berteg RFID juga memberi manfaat pilihan lain termasuk menggunakan ruang yang lebih cekap dan perkakasan pemfailan dengan membantu mengenal pasti kotak yang telah tamat tempoh pengekalan untuk dibuang dan dimusnahkan.
Hubungi kami untuk mengetahui cara XPressFinder boleh meningkatkan operasi pengekalan rekod anda.