Introduzione

L'ufficio del segretario comunale per la gestione degli archivi e dei documenti della città di San Diego ha chiesto aiuto per risolvere un problema fastidioso. Le cassette dei documenti conservati a volte venivano archiviate in modo errato nel magazzino di 33,000 piedi quadrati. Quando è arrivata una richiesta di recupero di documenti contenuti in una di queste scatole, è iniziata una caccia a tutto tondo per trovare quella scatola. Potrebbero essere necessari giorni interi al personale del magazzino per individuare una scatola davvero ben archiviata in modo errato. A parte il fatto che il personale del magazzino ha dovuto interrompere i propri compiti per cercare la scatola, il dipartimento cittadino che ha richiesto il contenuto è rimasto in attesa. Le perdite complessive di produttività hanno avuto un impatto misurabile sulle operazioni cittadine. Potrebbe esserci una tecnologia di visione a raggi X di Superman per accelerare la scoperta di queste scatole rinnegate, veloce e conveniente, in modo che il sistema possa coprire i costi entro pochi mesi? La risposta è si. La maggior parte delle scatole smarrite vengono ora ritrovate da una persona in 15 minuti o meno grazie alle etichette UHF passive e all'app Telaeris XPressFinder.

Le sfide

Questo è un grande magazzino pieno di migliaia di scatole bancarie che si assomigliano tutte tranne che per alcune etichette univoche in bianco e nero di un numero di serie della scatola, codice a barre e alcuni altri dettagli del contenuto. La maggior parte di questi documenti conservati rimane sugli scaffali, indisturbata per mesi, anni, forse decenni, in conformità con la gestione dei documenti del governo locale della California Linee Guida. In generale, quasi tutte le scatole vengono archiviate accuratamente al posto a cui appartengono, negli scaffali e sugli scaffali identificati dal loro sistema di catalogazione nel magazzino. La sfida è una soluzione pratica per i momenti in cui questa non è la situazione.

Facile da implementare era fondamentale. Ciò significava una tecnologia aggiuntiva per le scatole esistenti già immagazzinate e per le nuove scatole che venivano iscritte negli archivi. Era necessario migliorare i processi esistenti, non interromperli.

L'accessibilità era ancora più importante. Come ogni governo cittadino, San Diego aveva bisogno di una soluzione che fosse finanziariamente giustificabile e rapida per dimostrare il proprio coraggio con costi limitati per i contribuenti. Essendo una tecnologia aggiuntiva completamente autonoma, Telaeris XPressFinder non necessita di integrazione con il software di archiviazione e catalogazione esistente e non necessita di infrastrutture meccaniche, elettriche o IT. È un supereroe del magazzino che aspetta la chiamata all'azione.

Deve essere una tecnologia permanente e senza manutenzione. Ciò significa che una volta che una scatola è etichettata con un tag RFID, il tag non ha bisogno di ulteriore tocco umano. Alcune scatole potrebbero rimanere sugli scaffali per decenni e quei tag RFID devono funzionare altrettanto efficacemente oggi e in futuro come prescritto dalle linee guida sulla conservazione.

Telaeris XPressFinder va al lavoro

Il cuore di XPressFinder sono le etichette RFID passive UHF, un lettore di tag portatile specializzato e un'app simile a un contatore Geiger che fornisce immagini e suoni che attirano l'operatore sempre più vicino alla casella di destinazione. L'RFID utilizza le onde radio per rilevare e leggere il contenuto dei dati nei tag, quindi le scatole nascoste alla vista possono ancora rilevare i dati dei tag RFID fino a 30 piedi di distanza. L'intero sistema è conforme allo standard tecnologico RFID ISO 18000-6C ratificato nel giugno 2006, per l'utilizzo nell'identificazione di scatole e pallet nella catena di fornitura. Telaeris ha inoltre fornito componenti aggiuntivi per semplificare l'implementazione.

Le etichette in carta RFID contengono un chip IC e un'antenna ad alte prestazioni senza batteria. L'ID della scatola viene scritto sul chip e l'etichetta sensibile alla pressione viene applicata alla scatola del banchiere. Per rendere le cose più facili e veloci, Telaeris ha fornito a questo scopo una stampante/codificatore opzionale e un software di progettazione di etichette su un PC notebook. Per le nuove scatole registrate negli archivi, l'etichetta RFID è la singola etichetta identificativa sulla scatola con codice a barre, stampa leggibile dall'uomo e chip RFID codificato automaticamente, tutti i dati dell'etichetta forniti dall'attuale software di catalogazione dell'archivio. Per le numerose scatole esistenti che necessitano di un aggiornamento dell'etichetta RFID, il software Telaeris XPressLabel utilizza un lettore di codici a barre USB per leggere il codice a barre di quella scatola e stampare un'etichetta codificata RFID con codice a barre identica. Lo sforzo di rielaborazione per aggiornare la scatola esistente richiede pochi secondi. Il processo è completamente autonomo su un carrello con ruote per portare il sistema di etichettatura sugli scaffali del magazzino anziché le scatole alla stampante. Con l'alimentazione a batteria opzionale, il carrello non necessita di prolunghe.

Il lettore RFID portatile contiene un'antenna altamente direzionale che proietta in avanti uno stretto raggio radio. Mentre l'operatore sposta il palmare avanti e indietro lungo le corsie del magazzino, l'app Android monitora costantemente tutti i segnali dei tag di restituzione. Quando rileva un segnale proveniente dall'etichetta sul numero di casella specifico che gli è stato segnalato come mancante, l'app lo comunica all'utente con anelli di bullseye che cambiano colore e suoni di ticchettio. Man mano che l'operatore si avvicina, l'app riduce automaticamente il livello di potenza di trasmissione del dispositivo portatile, invitando l'operatore ad avvicinarsi al target box per ricevere da esso un segnale di risposta. Dopo aver agganciato nuovamente il segnale, la potenza viene nuovamente ridotta, richiedendo all'operatore di avvicinarsi ancora di più alla scatola. L'operatore viene attratto a pochi metri dalla posizione della scatola, anche se è oscurata dalla vista diretta. Trovare la scatola a questo punto è una ricerca limitata a poche scatole in una piccola area in 33,000 piedi quadrati di spazio di magazzino.

Altri vantaggi delle scatole di record con tag RFID

XPressFinder offre vantaggi aggiuntivi oltre alla ricerca di una casella di record fuori posizione. Può aiutare con:

• Identifica rapidamente le scatole dei record che possono essere distrutte per liberare spazio sugli scaffali
• Creare un registro elettronico delle scatole che sono state spostate o trasportate in un sito di distruzione
• Ridurre le spese per nuovi spazi o attrezzature per l'archiviazione
  
• Inventaria e identifica le scatole che possono essere trasferite in un luogo di stoccaggio a basso costo
  
• Scansione dell'inventario per la conformità dei record riservati archiviati in modo errato
  

Conclusione

L'utilizzo della tecnologia RFID UHF passiva a lungo raggio presso l'ufficio del segretario della città di San Diego per la gestione degli archivi e dei documenti ha consentito di risparmiare tempo, manodopera e, in ultima analisi, costi durante la ricerca di cassette dei documenti archiviati fuori posto. L'uso delle onde radio e non della vista o della luce consente a XPressFinder di individuare scatole contrassegnate nascoste alla vista fino a 30 piedi di distanza. Solo alcune situazioni di interrompete tutti quello che state facendo e cercate questa scatola! recuperato il costo di realizzazione. La sua interfaccia intuitiva e le impostazioni di potenza regolabili hanno ridotto il compito a una persona e 15 minuti per trovare una scatola. 

XPressFinder è una soluzione autonoma che non necessita di integrazione software in un software di catalogazione dei documenti esistente. I due funzionano fianco a fianco in modo indipendente, migliorando la produttività. Il carrello di etichettatura su ruote XPressFinder è una stazione di retrofit di etichette autonoma che porta la codifica dei tag e la stampa di etichette su richiesta nelle scatole sugli scaffali per una distribuzione più rapida.

Le scatole con tag RFID si prestano anche ad altri vantaggi opzionali, tra cui un uso più efficiente dello spazio e dell'hardware di archiviazione, aiutando a identificare le scatole che hanno superato la scadenza della conservazione per la rimozione e la distruzione.

Contattaci per scoprire come XPressFinder può migliorare le tue operazioni di conservazione dei record.