Introduzione
L'ufficio del segretario comunale di San Diego per la gestione degli archivi e dei documenti ha chiesto aiuto per un problema fastidioso. Le scatole dei record conservate a volte venivano archiviate erroneamente nel magazzino di 33,000 piedi quadrati. Quando è arrivata una richiesta di recupero di record in una di queste scatole, ne è seguita una caccia a tutte le mani per trovare quella scatola. Potrebbero volerci tutti i giorni del personale del magazzino per individuare una scatola davvero ben archiviata. A parte il fatto che il personale del magazzino ha dovuto interrompere i propri doveri regolari per cercare la scatola, il dipartimento cittadino che ha richiesto il contenuto è stato tenuto in attesa. Le perdite di produttività combinate hanno avuto un impatto misurabile sulle operazioni cittadine. Potrebbe esserci una tecnologia di visione a raggi X di Superman per accelerare la scoperta di queste scatole rinnegate, in modo rapido ed economico, in modo che il sistema ne copra i costi in pochi mesi? La risposta è si. La maggior parte delle scatole smarrite viene ora trovata da una persona in 15 minuti o meno grazie alle etichette UHF passive e all'app Telaeris XPressFinder.
Le sfide
Questo è un grande magazzino pieno di migliaia di scatole bancarie che si assomigliano tutte tranne che per alcune etichette univoche in bianco e nero di un numero di serie della scatola, codice a barre e alcuni altri dettagli del contenuto. La maggior parte di questi documenti conservati rimane sugli scaffali, indisturbata per mesi, anni, forse decenni, in conformità con la gestione dei documenti del governo locale della California Linee Guida. In generale, quasi tutte le scatole vengono archiviate accuratamente nel punto in cui appartengono al loro sistema di catalogazione, rack e scaffali identificati nel magazzino. La sfida è una soluzione pratica per i tempi in cui questa non è la situazione.
Facile da implementare era fondamentale. Ciò significava una tecnologia aggiuntiva per le scatole esistenti già immagazzinate, nonché per le nuove scatole registrate negli archivi. Doveva migliorare i processi esistenti, non interromperli.
L'accessibilità era ancora più importante. Come ogni governo cittadino, San Diego aveva bisogno di una soluzione finanziariamente giustificabile e veloce per dimostrare il proprio coraggio con costi limitati per i contribuenti. Essendo una tecnologia aggiuntiva completamente autonoma, Telaeris XPressFinder non necessita di alcuna integrazione con il software di archiviazione e catalogazione esistente e non richiede alcuna infrastruttura meccanica, elettrica o IT. È un supereroe del magazzino che aspetta l'invito all'azione.
Deve essere una tecnologia permanente e senza manutenzione. Ciò significa che una volta che una scatola è etichettata con un tag RFID, il tag non ha bisogno di ulteriore tocco umano. Alcune scatole potrebbero rimanere sugli scaffali per decenni e quei tag RFID devono funzionare altrettanto efficacemente oggi e in futuro come prescritto dalle linee guida sulla conservazione.
Telaeris XPressFinder va al lavoro
Il cuore di XPressFinder sono le etichette RFID passive UHF e un lettore di tag portatile specializzato e un'app simile a un contatore Geiger che fornisce immagini e suoni che attirano l'operatore sempre più vicino alla casella di destinazione. L'RFID utilizza le onde radio per rilevare e leggere il contenuto dei dati nei tag, quindi le scatole nascoste alla vista possono ancora avere i dati dei tag RFID rilevati da una distanza di 30 piedi. L'intero sistema è conforme allo standard tecnologico ISO 18000-6C RFID, ratificato nel giugno 2006, per l'utilizzo nell'identificazione di scatole e pallet della catena di approvvigionamento. Telaeris ha anche fornito componenti aggiuntivi per semplificare l'implementazione.
Le etichette di carta RFID contengono un chip e un'antenna IC senza batteria ad alte prestazioni. L'ID della scatola viene scritto sul chip e l'etichetta sensibile alla pressione viene applicata alla scatola del banchiere. Per rendere le cose più facili e veloci, Telaeris ha fornito una stampante/codificatore opzionale e un software di progettazione di etichette su un PC portatile. Per le nuove scatole in corso di arruolamento negli archivi, l'etichetta RFID è l'etichetta identificativa univoca sulla scatola con codice a barre, stampa leggibile dall'uomo e chip RFID codificato automaticamente, tutti i dati dell'etichetta forniti dall'attuale software di catalogazione dell'archivio. Per le numerose scatole esistenti che necessitano di un aggiornamento dell'etichetta RFID, il software Telaeris XPressLabel utilizza un lettore di codici a barre USB per leggere il codice a barre di quella scatola e stampare un'etichetta codificata RFID con codice a barre identico. Lo sforzo di rielaborazione per aggiornare la scatola esistente richiede pochi secondi. Il processo è completamente autonomo su un carrello con ruote per portare il sistema di etichettatura sugli scaffali del magazzino anziché le scatole alla stampante. Con l'alimentazione a batteria opzionale, il carrello non necessita di prolunghe.
Il lettore RFID portatile contiene un'antenna altamente direzionale che proietta uno stretto raggio radio in avanti. Mentre l'operatore sposta il palmare avanti e indietro lungo i corridoi del magazzino, l'app Android monitora costantemente tutti i segnali dei tag di ritorno. Quando rileva un segnale dal tag sul numero di casella specifico che gli è stato detto che manca, l'app informa l'utente con anelli di bullseye che cambiano colore e suoni di ticchettio. Man mano che l'operatore si avvicina, l'app riduce automaticamente il livello di potenza di trasmissione del palmare, sfidando l'operatore ad avvicinarsi al target box per ottenere un segnale di ritorno da esso. Quando si blocca nuovamente il segnale, la potenza viene nuovamente ridotta, richiedendo all'operatore di avvicinarsi ancora di più alla scatola. L'operatore è attratto a pochi metri dalla posizione della scatola, anche se è oscurata dalla vista diretta. Trovare la scatola a questo punto è una ricerca limitata a poche scatole in una piccola area in uno spazio di magazzino di 33,000 piedi quadrati.
Altri vantaggi delle scatole di record con tag RFID
XPressFinder offre ulteriori vantaggi oltre alla ricerca di una casella di record fuori posizione. Può aiutare con:
- Identifica rapidamente le scatole dei record che possono essere distrutte per liberare spazio sugli scaffali
- Creare un registro elettronico delle scatole che sono state spostate o trasportate in un sito di distruzione
- Ridurre le spese per nuovi spazi o attrezzature per l'archiviazione
- Inventaria e identifica le scatole che possono essere trasferite in un luogo di stoccaggio a basso costo
- Scansione dell'inventario per la conformità dei record riservati archiviati in modo errato
Conclusione
L'utilizzo della tecnologia RFID UHF passiva a lungo raggio presso l'ufficio del segretario comunale di San Diego per la gestione degli archivi e dei documenti ha consentito di risparmiare tempo, manodopera e, in ultima analisi, costi durante la ricerca di scatole di documenti archiviati fuori luogo. L'uso delle onde radio e non della visione o della luce consente a XPressFinder di individuare le scatole contrassegnate oscurate alla vista fino a 30 metri di distanza. Solo alcune situazioni di interrompete tutti quello che state facendo e cercate questa scatola! recuperato il costo di realizzazione. La sua interfaccia intuitiva e le impostazioni di alimentazione regolabili hanno ridotto il compito a una persona e 15 minuti per trovare una scatola.
XPressFinder è una soluzione autonoma che non necessita di alcuna integrazione software in un software di catalogazione dei record esistente. I due funzionano fianco a fianco indipendentemente migliorando la produttività. Il carrello di etichettatura su ruote XPressFinder è una stazione di retrofit di etichette autonoma che porta la codifica dei tag su richiesta e la stampa di etichette sulle scatole sugli scaffali per un'implementazione più rapida.
Le scatole con tag RFID si prestano anche ad altri vantaggi opzionali, tra cui un uso più efficiente dello spazio e dell'hardware di archiviazione, aiutando a identificare le scatole che hanno superato la scadenza della conservazione per la rimozione e la distruzione.
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