Introduzione

Questo caso di studio illustra un fornitore di servizi sanitari con sede nella contea di Solano, in California, che desiderava un metodo migliore per gestire le presenze a eventi per i dipendenti, riunioni con i fornitori e riunioni del consiglio di amministrazione.

Le dimensioni degli eventi variavano notevolmente, da 500 a 1,000 partecipanti per molti eventi aziendali, sia in sede che fuori sede, con alcuni incontri che raggiungevano anche i 2,000 dipendenti e collaboratori esterni. L'organizzazione utilizzava già LenelS2 NetBox come parte della propria infrastruttura di sicurezza e distribuiva tessere di prossimità HID a 26 bit, il che offriva l'opportunità di sfruttare i sistemi esistenti anziché introdurre un processo di gestione degli eventi completamente separato.

Per migliorare l'efficienza, la precisione e la visibilità, il fornitore di assistenza sanitaria ha implementato XPressEntry per il check-in mobile agli eventi e il monitoraggio delle presenze.

Le sfide

Il coordinamento della partecipazione a diverse tipologie di eventi ha comportato sfide amministrative e operative.

I grandi eventi aziendali richiedevano un metodo rapido e organizzato per registrare centinaia o migliaia di persone senza dover ricorrere a liste cartacee o firme manuali. Gli eventi fuori sede presentavano un'ulteriore complessità, poiché la presenza doveva essere registrata con precisione anche in assenza di infrastrutture fisse. Allo stesso tempo, le riunioni più ristrette del consiglio di amministrazione richiedevano un metodo più raffinato e affidabile per documentare la partecipazione.

La dirigenza desiderava una soluzione in grado di semplificare il check-in, migliorare l'accuratezza dei dati e sfruttare al meglio il sistema LenelS2 NetBox e le schede di prossimità HID già in uso nell'organizzazione.

Soluzione

XPressEntry è stato implementato come soluzione mobile per il rilevamento delle presenze, consentendo al personale di verificare e registrare le presenze tramite la scansione di tessere di prossimità HID a 26 bit già in possesso.

Poiché XPressEntry si integra con LenelS2 NetBoxGrazie a questo sistema, l'organizzazione è riuscita ad estendere il valore del proprio ecosistema di badge anche alla gestione degli eventi. Il personale ha potuto confermare rapidamente la presenza a eventi sia in sede che fuori sede, senza dover dipendere da lettori fissi o fogli di calcolo manuali.

Lo stesso approccio si è facilmente adattato a diversi casi d'uso. Per eventi con un elevato numero di dipendenti e collaboratori esterni, XPressEntry ha contribuito ad accelerare l'accesso e a migliorare la visibilità su chi aveva effettuato il check-in. Per le riunioni del consiglio di amministrazione, ha fornito un metodo più professionale e affidabile per monitorare la partecipazione e tenere traccia dei dati.

Grazie all'utilizzo di una piattaforma mobile portatile, il fornitore di servizi sanitari ha ottenuto una soluzione flessibile che poteva essere implementata ovunque si svolgessero gli eventi.

Risultati

Grazie all'implementazione di XPressEntry, il fornitore di servizi sanitari ha ottenuto un approccio più efficiente e scalabile al monitoraggio delle presenze agli eventi.

I risultati principali includevano:

• Check-in più rapido per dipendenti, collaboratori e ospiti.
• Registrazione delle presenze più accurata per eventi in loco e fuori sede.
• Supporto per eventi che vanno da diverse centinaia di partecipanti fino a 2,000 persone.
• Migliore utilizzo dell'infrastruttura esistente di LenelS2 NetBox e delle schede proxy HID a 26 bit.
• Riduzione della dipendenza dai metodi di accesso manuali
• Miglioramento della documentazione per le riunioni del consiglio di amministrazione e altri incontri importanti.

Sostituendo i processi manuali e più lenti con il check-in tramite badge mobile, l'organizzazione ha migliorato sia l'esperienza dei partecipanti sia l'efficienza della gestione dell'evento.

Conclusione

Per questo fornitore di servizi sanitari della contea di Solano, XPressEntry ha offerto una soluzione pratica per modernizzare il monitoraggio delle presenze agli eventi senza compromettere gli investimenti di sicurezza esistenti.

Sfruttando LenelS2 NetBox e le schede di prossimità HID a 26 bit già in uso, l'organizzazione ha implementato una soluzione mobile adatta a grandi eventi aziendali, riunioni fuori sede e incontri del consiglio di amministrazione.

Il risultato è un processo di gestione degli eventi più snello, preciso e flessibile, che favorisce una maggiore responsabilità e un funzionamento più fluido.

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