7 modi per rendere conto dei dipendenti durante un'emergenza

È responsabilità del datore di lavoro disporre di procedure di evacuazione sul posto di lavoro per garantire la sicurezza dei propri dipendenti in caso di emergenza. Una delle procedure del Dipartimento del Lavoro requisiti minimi per un piano di emergenza (EAP) è "Contabilizzazione di tutti i dipendenti dopo il completamento di un'evacuazione di emergenza". Tuttavia, non è specificato il modo in cui un datore di lavoro dovrebbe effettuare questa contabilizzazione. I professionisti della sicurezza devono spesso determinare autonomamente l'approccio più efficace, considerando una serie di fattori come il tipo di struttura, le dimensioni, l'infrastruttura e il numero di dipendenti. In questo blog, descriviamo sette dei metodi più diffusi che abbiamo visto utilizzare dai datori di lavoro per effettuare il conteggio dei dipendenti in caso di emergenza.

Telaeris Fornisce soluzioni di emergenza a diverse aziende, dalle raffinerie alle scuole, dagli impianti di produzione alle strutture governative. Abbiamo visto (e sostituito) molti metodi diversi per la contabilizzazione del personale. Avere i giusti sistemi di turnazione può aumentare notevolmente l'efficienza delle esercitazioni e delle evacuazioni reali, risparmiando tempo, denaro e, soprattutto, massimizzando la sicurezza dei dipendenti.

1. Elenco di carta

L'utilizzo di un registro cartaceo è la forma più rudimentale di appello. Con un pizzico di nostalgia, ci riporta ai ricordi delle scuole elementari, alle file nel parcheggio in attesa che l'insegnante chiamasse i nomi e li spuntasse da una lista. Questo sistema funziona ancora bene nelle piccole classi, ma potrebbe non essere pratico per grandi edifici aziendali con centinaia di dipendenti. In queste situazioni, i registri cartacei devono essere tenuti scrupolosamente aggiornati con i dati delle risorse umane. Il personale di sicurezza di solito lo fa richiedendo alle risorse umane o ai supervisori competenti di tenere un elenco aggiornato su base mensile, settimanale o persino giornaliera. Anche i lavoratori da remoto ibridi possono complicare le cose, poiché i registri devono riflettere chi è fisicamente presente in ufficio in un dato giorno.

Alcune aziende migliorano il metodo di registrazione cartacea sfruttando le risorse della propria struttura sistema di controllo degli accessi fisici (ACS). In questo modo, è possibile stampare un elenco dei dipendenti che hanno utilizzato il loro badge di accesso per entrare nell'edificio quel giorno, aiutando i soccorritori a identificare rapidamente chi potrebbe essere ancora assente. Questo metodo funziona meglio nei luoghi di lavoro in cui i dipendenti sono tenuti a esibire il badge per entrare e uscire ogni giorno.

I registri cartacei hanno il vantaggio fondamentale della semplicità, in quanto richiedono solo carta e penna per essere utilizzati. Tuttavia, sono intrinsecamente lenti e soggetti a errori, soprattutto se un dipendente si reca alla postazione di evacuazione sbagliata.

Inoltre, quanti capitani delle evacuazioni aspetteranno che il loro turno venga stampato mentre nell'edificio scoppia un vero incendio?

Metodo di elenco cartaceo

• Vantaggi: Semplice, poco costoso
• Svantaggi: Lento, soggetto a errori, efficace solo se mantenuto aggiornato e facilmente reperibile
• Ideale per: Piccole organizzazioni con orari prevedibili dei dipendenti

2. Roster elettronico

Adattando il metodo tradizionale di gestione del roster al XXI secolo, possiamo migliorare l'elenco cartaceo utilizzando tecnologie web. Con questo metodo, i dati di occupazione vengono recuperati dal sistema di sicurezza e pubblicati elettronicamente. Le opzioni includono:

• Invia la lista di occupazione attuale ai capitani di evacuazione.
• Compilazione di una lista di occupazione su un tablet presso la struttura.
• Pubblicazione di un elenco aggiornato su Internet.

Tenete presente che un registro elettronico richiede comunque una certa preparazione, ad esempio assicurandosi che il tablet/dispositivo sia carico e aggiornato con gli elenchi più recenti. C'è anche il problema della connettività di rete quando si utilizzano dispositivi Wi-Fi in un luogo di evacuazione remoto.

Metodo di registro elettronico

• Vantaggi: Può distribuire elenchi tra team (e-mail/tablet/web), più facile da aggiornare e integrare in altri sistemi digitali
• Svantaggi: Dipende dall'accuratezza dei dati e dall'accesso al dispositivo, potrebbe non funzionare se la connettività fallisce
• Ideale per: Luoghi di lavoro di medie dimensioni con infrastrutture tecnologiche affidabili

3. Scansione badge

L'utilizzo di badge di sicurezza per la scansione rapida dei dipendenti all'esterno della struttura può essere un'opzione migliore rispetto ai registri cartacei o elettronici, se implementato correttamente. Esistono diversi modi per scansionare elettronicamente i badge, tra cui:

• Scanner su montante fisso
• Scanner integrato in una custodia o carrello Pelican
• Dispositivo di scansione portatile, sia un PDA che un tablet

Questi metodi funzionano meglio se un campus o una struttura dispone di una solida infrastruttura di rete. Ciò consente ai responsabili delle evacuazioni di accedere rapidamente all'elenco delle persone occupate tramite una pagina web. Tuttavia, se si verifica un'emergenza catastrofica, come 2011 blackout a sud-ovest, dove tutta l'energia e i dati cellulari vengono trasmessi, questo tipo di sistema può comunque lasciare i professionisti della sicurezza vulnerabili, privi di dati critici sui loro dipendenti.

Tra le diverse opzioni, gli scanner portatili per badge offrono diversi vantaggi chiave rispetto agli scanner montati su supporto o su custodia:

1. I dispositivi portatili sono facili da trasportare e da portare ovunque in caso di emergenza.
2. Gli scanner dotati di schermo consentono di visualizzare in tempo reale gli elenchi delle occupazioni e le informazioni sui dipendenti.
3. Alcuni sistemi forniscono metodi di backup per intervenire nel caso in cui qualcuno dimentichi il proprio badge, ad esempio inserendo manualmente il nome.
4. Non c'è bisogno di infrastrutture costose o di scavi per l'alimentazione, come avviene con un posto di raccolta fisso.
5. Se la connessione di rete viene interrotta, alcuni dispositivi riescono a mantenere gli elenchi sincronizzati e a continuare a funzionare normalmente.

Raduno tramite scansione del badge

• Vantaggi: Check-in rapido, supporta scanner portatili o fissi, può funzionare offline su alcuni dispositivi
• Cose da considerare: Funzionalità offline, requisiti di mobilità, tipo di sistema di controllo accessi, numero di punti di raccolta, tipo di badge di sicurezza
• Ideale per: Strutture con sistemi di controllo degli accessi

4. Biometrica

L'utilizzo della biometria è un altro metodo efficace per contabilizzare i dipendenti, sfruttando le caratteristiche biologiche. I sistemi di sicurezza e di selezione possono incorporare molti metodi, ma nella pratica solo alcuni vengono adottati comunemente. Attualmente, le organizzazioni più diffuse utilizzano tecnologia delle impronte digitali come principale strumento biometrico per la sicurezza. Con il continuo progresso delle tecnologie di riconoscimento facciale tramite video, sempre più sistemi le stanno implementando. Questi metodi biometrici rilevano efficacemente la presenza dei dipendenti nei punti di evacuazione, rappresentando un'alternativa affidabile alla scansione dei badge, con l'ulteriore vantaggio di non poter essere smarriti come le carte d'identità.

Metodo di identificazione tramite biometria

• PRO: Nessun distintivo da perdere, identificazione individuale accurata
• Contro: Costi più elevati, potenziali problemi di privacy, necessità di hardware compatibile
• Ideale per: Organizzazioni in ambienti ad alto rischio o grandi aziende che danno priorità alla precisione e alla sicurezza

5. RFID a lungo raggio

Invece di scansionare manualmente i badge dei dipendenti, l'identificazione a radiofrequenza (RFID) a lungo raggio consente la scansione automatica a distanza. Questi sistemi utilizzano tag RFID che operano nella gamma di frequenza di 900 MHz, chiamati tag UHF. Esistono molti modi per implementare questi tag, tra cui:

• Aggiunto come adesivo sul retro di un badge esistente.
• Fornito come una carta separata.
• Integrato in un cordino o porta badge.
• Integrato nei nuovi badge per il controllo degli accessi, che avrebbero implementato molteplici tecnologie RFID (l'immagine a destra ne mostra un esempio).

Questi tag UHF consentono l'identificazione del personale fino a una distanza di 25 metri. Questa soluzione può essere ideale per verificare l'uscita dei dipendenti da porte note, rilevare la presenza di persone in prossimità di un'area di evacuazione o rilevare correttamente l'uscita da una struttura.

Raduno RFID a lungo raggio

• Vantaggi: Lettura automatica dalla distanza (fino a ~25 piedi), non richiede scansioni manuali
• Svantaggi: Richiede tag e infrastrutture RFID, può essere meno preciso sulla posizione esatta
• Migliori per: Operazioni che necessitano di un rilevamento passivo più rapido di molte persone

6. Sistemi di localizzazione in tempo reale (RTLS)

In ambienti ad alto rischio, come impianti chimici o raffinerie, i metodi di raccolta tradizionali potrebbero non offrire la velocità o la precisione necessarie in caso di emergenza. I sistemi di localizzazione in tempo reale (RTLS) offrono un modo più rapido e automatizzato per tenere traccia del personale utilizzando tag RFID e sensori posizionati strategicamente.

Usi RTLS tag RFID attivi, alimentati a batteria e leggibili da oltre 100 metri di distanza. Questi tag consentono il monitoraggio continuo della posizione in tempo reale di un dipendente (da cui il nome, Real Time Location Systems). I tag attivi differiscono da tag UHF passivi, menzionati nella sezione precedente, che non hanno batteria e devono essere scansionati a distanza ravvicinata.

Questa soluzione richiede il posizionamento strategico dei lettori in tutta la struttura e nei punti di raccolta designati. Quando un lettore rileva un tag, identifica il dipendente come se si trovasse nelle vicinanze di quel luogo, indicando che ha raggiunto la sicurezza. Con questa configurazione, i dipendenti possono utilizzare badge abilitati RTLS o indossare i tag sui propri indumenti. Clicca qui per saperne di più su cosa prendere in considerazione quando si implementa RTLS.

I sistemi RTLS e geofencing mostrano in modo intrinseco se i dipendenti si trovano all'interno o all'esterno della struttura, che è esattamente lo scopo per cui è progettato un sistema di raccolta dati. Questo elimina la necessità di registrazioni manuali e riduce drasticamente i tempi di conteggio. Un altro aspetto da considerare è che le piattaforme RTLS operano in genere tramite portali di gestione separati e raramente sono integrate direttamente con il sistema di sicurezza.

RTLS per il raduno

• PRO: Monitoraggio continuo e dati sulla posizione in tempo reale, rapida rendicontazione
• Contro: Il più complesso e costoso, richiede un'ampia distribuzione di lettori/tag
• Ideale per: Grandi strutture ad alto rischio (ad esempio, raffinerie, impianti chimici) che necessitano di informazioni in tempo reale

7. Cell Phone e sistemi basati su SMS

Alcune soluzioni di raccolta dati per i dipendenti utilizzano infrastrutture mobili per supportare le esigenze di evacuazione. Esistono due tipologie principali di questi sistemi: basati su app e basati su SMS.

Le soluzioni basate su app possono utilizzare la geolocalizzazione del telefono per determinare automaticamente se un dipendente si trova al di fuori di un'area pericolosa oppure possono richiedere all'utente di effettuare il check-in attivo tramite un pulsante nell'app.

In alternativa, i sistemi SMS avvisano gli utenti tramite testo e possono avere o meno una comunicazione bidirezionale, consentendo ai dipendenti di indicare se sono al sicuro o se necessitano di assistenza.

Per funzionare efficacemente, questi tipi di soluzioni si basano su due fattori:

• Tutti gli utenti devono essere dotati di telefono cellulare e tenerlo con sé durante l'evacuazione.
• Le strutture devono essere ubicate in aree con una copertura cellulare affidabile.

Uno dei vantaggi di queste soluzioni è che eliminano del tutto la necessità di scanner esterni.

Raduno tramite cellulare / SMS al raduno

• Vantaggi: Utilizza i telefoni dei dipendenti, eliminando l'hardware di scansione aggiuntivo
• Svantaggi: È necessario avere il telefono a portata di mano, potrebbe essere necessaria una configurazione complessa, alcuni sistemi potrebbero essere costosi se addebitati in base al numero di dipendenti
• Ideale per: Forze lavoro che si sentono a proprio agio nell'utilizzare telefoni personali o che dispongono di telefoni aziendali con connessione affidabile

Cose da tenere in mente

Nessun sistema di evacuazione di emergenza è perfetto.

• Se un edificio è in fiamme, i capitani addetti all'evacuazione potrebbero dimenticare di prendere i registri, i tablet o i lettori.
• È probabile che i dipendenti lascino distintivi e / o telefoni in caso di emergenza.
• Senza informazioni complete, i primi soccorritori devono comunque entrare negli edifici in fiamme per verificare che tutti siano al sicuro.
• Le emergenze, per loro stessa natura, sono inaspettate e la situazione può rapidamente sfuggire di mano.

Tenete presente che le persone possono comportarsi in modo imprevedibile, soprattutto quando si tratta di sicurezza personale. Tuttavia, disporre e attuare un piano d'azione di emergenza garantirà meglio la sicurezza dei vostri dipendenti, fornendo indicazioni, indipendentemente dalla soluzione di raccolta scelta.

Telaeris vanta oltre 20 anni di esperienza nell'aiutare i team di sicurezza a semplificare i processi di raccolta delle emergenze. Se possiamo aiutarvi a migliorare il modo in cui contabilizzate i dipendenti in caso di evacuazione, vi preghiamo di contattarci. Contattaci.

Questo blog è stato originariamente pubblicato nel maggio 2016 ed è stato aggiornato per chiarire vari termini tecnici.

Ultimo aggiornamento: 3 febbraio 2026