Pengantar
Kantor Panitera Kota San Diego untuk manajemen arsip dan catatan meminta bantuan atas masalah yang mengganggu. Kotak catatan yang disimpan terkadang salah arsip di gudang seluas 33,000 kaki persegi. Ketika permintaan pengambilan catatan di salah satu kotak ini masuk, perburuan semua tangan terjadi untuk menemukan satu kotak itu. Butuh waktu berhari-hari bagi staf gudang untuk menemukan kotak yang salah pengarsipan dengan sangat baik. Selain staf gudang harus menghentikan tugas rutinnya untuk mencari kotak itu, departemen kota yang meminta isinya tetap menunggu. Kerugian produktivitas yang diperparah secara terukur berdampak pada operasi kota. Mungkinkah ada teknologi penglihatan sinar-X Superman untuk mempercepat penemuan kotak pemberontak ini, dengan cepat dan terjangkau, sehingga sistem tersebut akan menutupi biayanya hanya dalam beberapa bulan? Jawabannya iya. Sebagian besar kotak yang salah tempat sekarang ditemukan oleh satu orang dalam 15 menit atau kurang berkat label UHF pasif dan aplikasi Telaeris XPressFinder.
Tantangan
Ini adalah gudang besar yang diisi dengan ribuan kotak bankir yang semuanya mirip kecuali beberapa label hitam putih yang unik dari nomor seri kotak, kode batang, dan beberapa detail konten lainnya. Sebagian besar catatan yang disimpan ini tetap berada di rak, tidak terganggu selama berbulan-bulan, bertahun-tahun, mungkin puluhan tahun selama mematuhi Manajemen Catatan Pemerintah Daerah California Panduan. Pada umumnya, hampir semua kotak diarsipkan secara akurat ke tempatnya dalam sistem katalog mereka yang mengidentifikasi rak dan rak di gudang. Tantangannya adalah solusi praktis untuk saat-saat ketika situasinya tidak seperti ini.
Mudah diimplementasikan adalah yang terpenting. Itu berarti teknologi tambahan untuk kotak yang sudah ada di gudang serta kotak baru yang didaftarkan ke dalam arsip. Itu diperlukan untuk meningkatkan proses yang ada, bukan mengganggunya.
Keterjangkauan bahkan lebih penting. Seperti pemerintah kota mana pun, San Diego membutuhkan solusi yang dapat dibenarkan secara finansial dan cepat untuk membuktikan keberaniannya dengan biaya pembayar pajak yang terbatas. Menjadi teknologi add-on yang sepenuhnya mandiri, Telaeris XPressFinder tidak memerlukan integrasi ke perangkat lunak pengarsipan dan katalogisasi yang ada dan tidak memerlukan infrastruktur mekanis, elektrik, atau TI. Ini adalah pahlawan super gudang yang menunggu panggilan untuk bertindak.
Harus bebas perawatan, teknologi permanen. Ini berarti sekali sebuah kotak diberi label dengan tag RFID, tag tersebut tidak memerlukan sentuhan manusia lebih lanjut. Beberapa kotak dapat disimpan di rak selama beberapa dekade dan tag RFID tersebut perlu bekerja sama efektifnya hari ini dan di masa mendatang seperti yang ditentukan oleh pedoman penyimpanan.
Telaeris XPressFinder Mulai Bekerja
Inti dari XPressFinder adalah label RFID pasif UHF dan pembaca tag genggam khusus serta aplikasi mirip penghitung Geiger yang menyediakan pemandangan dan suara yang menarik operator semakin dekat ke kotak target. RFID menggunakan gelombang radio untuk merasakan dan membaca konten data dalam tag, sehingga kotak yang tersembunyi dari pandangan masih dapat mendeteksi data tag RFID mereka dari jarak sejauh 30 kaki. Seluruh sistem sesuai dengan standar teknologi RFID ISO 18000-6C yang diratifikasi pada bulan Juni 2006, untuk digunakan dalam kotak rantai pasokan dan identifikasi palet. Telaeris juga menyediakan komponen tambahan untuk menyederhanakan implementasi.
Label kertas RFID berisi chip dan antena IC bebas baterai berkinerja tinggi. ID kotak ditulis ke chip dan label peka tekanan diterapkan ke kotak bankir. Untuk mempermudah dan mempercepat, Telaeris menyediakan printer/enkode opsional dan perangkat lunak desain label pada PC notebook untuk ini. Untuk kotak baru yang didaftarkan ke dalam arsip, label RFID adalah label identifikasi tunggal pada kotak dengan kode batang, cetakan yang dapat dibaca manusia dan chip RFID yang dikodekan secara otomatis, semua data label disediakan oleh perangkat lunak katalogisasi arsip saat ini. Untuk banyak kotak yang ada yang membutuhkan peningkatan label RFID, perangkat lunak Telaeris XPressLabel menggunakan pembaca barcode USB untuk membaca kode batang kotak itu dan mencetak label berkode RFID yang disandikan dengan kode batang identik. Upaya pengerjaan ulang untuk memutakhirkan kotak yang ada membutuhkan waktu beberapa detik. Prosesnya sepenuhnya mandiri di gerobak beroda untuk membawa sistem pelabelan ke rak gudang daripada kotak ke printer. Dengan daya baterai opsional, gerobak tidak memerlukan kabel ekstensi.
Pembaca RFID genggam berisi antena yang sangat terarah yang memproyeksikan pancaran radio sempit ke depan. Saat operator menyapu perangkat genggam bolak-balik di gang gudang, aplikasi Android terus memantau semua sinyal tag yang kembali. Ketika mendeteksi sinyal dari tag pada nomor kotak tertentu yang dikatakan hilang, aplikasi memberi tahu pengguna dengan cincin bullseye yang berubah warna dan suara detak. Saat operator semakin dekat, aplikasi secara otomatis mengurangi level daya pancar perangkat genggam, menantang operator untuk berjalan lebih dekat ke kotak target untuk mendapatkan sinyal balik darinya. Setelah mengunci sinyal lagi, daya berkurang lagi, mengharuskan operator untuk lebih dekat ke kotak. Operator ditarik ke dalam jarak beberapa kaki dari lokasi kotak, meskipun terhalang dari pandangan langsung. Menemukan kotak pada saat ini adalah pencarian yang terbatas hanya pada beberapa kotak di satu area kecil di ruang gudang seluas 33,000 kaki persegi.
Manfaat Lain dari Kotak Catatan Bertanda RFID
XPressFinder memberikan manfaat tambahan selain mencari kotak catatan di luar lokasi. Ini dapat membantu dengan:
- Identifikasi dengan cepat kotak catatan yang dapat dihancurkan untuk membuka ruang rak
- Buat catatan elektronik dari kotak yang telah dipindahkan atau diangkut ke lokasi penghancuran
- Kurangi pengeluaran untuk ruang atau peralatan pengarsipan baru
- Inventaris dan identifikasi kotak yang dapat dipindahkan ke lokasi penyimpanan berbiaya rendah
- Pembersihan inventaris untuk kepatuhan catatan rahasia yang salah arsip
Kesimpulan
Menggunakan teknologi RFID UHF pasif jarak jauh di kantor San Diego City Clerk untuk manajemen arsip dan arsip menghemat waktu, tenaga, dan biaya saat mencari kotak arsip arsip yang tidak pada tempatnya. Menggunakan gelombang radio dan bukan penglihatan atau cahaya memungkinkan XPressFinder menemukan kotak-kotak bertanda yang tidak terlihat dari jarak hingga 30 kaki. Hanya beberapa situasi semua orang menghentikan apa yang Anda lakukan dan mencari kotak ini! mengembalikan biaya pelaksanaan. Antarmukanya yang intuitif dan pengaturan daya yang dapat disesuaikan mengurangi tugas menjadi satu orang dan 15 menit untuk menemukan sebuah kotak.
XPressFinder adalah solusi mandiri yang tidak memerlukan integrasi perangkat lunak ke dalam perangkat lunak katalog arsip yang sudah ada. Keduanya berjalan berdampingan secara independen meningkatkan produktivitas. Gerobak pelabelan XPressFinder di atas roda adalah stasiun retrofit label mandiri yang menghadirkan pengodean tag sesuai permintaan dan pencetakan label ke kotak di rak untuk penerapan yang lebih cepat.
Kotak yang diberi tag RFID juga memberikan manfaat opsional lainnya termasuk membuat penggunaan ruang dan pengarsipan perangkat keras yang lebih efisien dengan membantu mengidentifikasi kotak yang telah melewati masa berlaku penyimpanan untuk dihapus dan dimusnahkan.
Hubungi Kami untuk mempelajari bagaimana XPressFinder dapat meningkatkan operasi penyimpanan catatan Anda.