Einleitung
Das Büro des San Diego City Clerk für Archive und Archivverwaltung bat um Hilfe bei einem quälenden Problem. Kisten mit einbehaltenen Aufzeichnungen wurden in dem 33,000 Quadratfuß großen Lagerhaus manchmal falsch abgelegt. Als eine Anforderung zum Abrufen von Aufzeichnungen in einer dieser Boxen einging, folgte eine Suche aller Hände, um diese eine Box zu finden. Es könnte Tage dauern, bis alle Lagermitarbeiter eine wirklich falsch abgelegte Kiste gefunden haben. Abgesehen davon, dass das Lagerpersonal seine regulären Aufgaben unterbrechen musste, um nach der Kiste zu suchen, musste die Stadtverwaltung, die den Inhalt anforderte, warten. Die kombinierten Produktivitätsverluste wirkten sich messbar auf den Stadtbetrieb aus. Könnte es eine Superman-Röntgenbildtechnologie geben, um die Entdeckung dieser abtrünnigen Kisten schnell und kostengünstig zu beschleunigen, so dass das System seine Kosten innerhalb weniger Monate decken würde? Die Antwort ist ja. Dank passiver UHF-Etiketten und der Telaeris XPressFinder-App werden die meisten verlegten Kartons jetzt von einer Person in 15 Minuten oder weniger gefunden.
Herausforderungen
Dies ist ein großes Lagerhaus mit Tausenden von Bankboxen, die alle gleich aussehen, mit Ausnahme einiger einzigartiger Schwarz-Weiß-Etiketten mit Seriennummer, Barcode und einigen anderen Inhaltsdetails. Die meisten dieser aufbewahrten Aufzeichnungen verbleiben in den Regalen, ungestört für Monate, Jahre, vielleicht Jahrzehnte, während sie den Vorschriften des kalifornischen Local Government Records Management entsprechen Richtlinien. Im Großen und Ganzen werden fast alle Kisten genau dort abgelegt, wo sie in ihrem Katalogsystem identifizierten Regalen und Regalen im Lager hingehören. Die Herausforderung ist eine praktische Lösung für die Zeiten, in denen dies nicht der Fall ist.
Einfache Umsetzung stand im Vordergrund. Das bedeutete eine Add-On-Technologie für bereits gelagerte vorhandene Kisten sowie für neue Kisten, die in das Archiv aufgenommen wurden. Es musste die bestehenden Prozesse verbessern, nicht stören.
Noch wichtiger war die Erschwinglichkeit. Wie jede Stadtverwaltung brauchte San Diego eine Lösung, die finanziell vertretbar und schnell war, um ihre Leistungsfähigkeit bei begrenzten Steuerzahlerkosten zu beweisen. Als vollständig eigenständige Add-On-Technologie benötigt Telaeris XPressFinder keine Integration in die vorhandene Archivierungs- und Katalogisierungssoftware und benötigt keine mechanische, elektrische oder IT-Infrastruktur. Es ist ein Lagerhaus-Superheld, der auf den Aufruf zum Handeln wartet.
Muss wartungsfreie, dauerhafte Technologie sein. Das bedeutet, dass sobald eine Schachtel mit einem RFID-Tag etikettiert ist, das Etikett keiner weiteren menschlichen Berührung bedarf. Manche Kisten könnten jahrzehntelang in Regalen stehen und diese RFID-Tags müssen heute und in Zukunft genauso effektiv funktionieren, wie es die Aufbewahrungsrichtlinien vorschreiben.
Telaeris XPressFinder geht an die Arbeit
Das Herzstück von XPressFinder sind passive UHF-RFID-Etiketten und ein spezielles tragbares Tag-Lesegerät und eine Geigerzähler-ähnliche App, die Bilder und Geräusche bereitstellt, die den Bediener immer näher an die Zielbox heranführen. RFID verwendet Funkwellen, um den Dateninhalt in Tags zu erfassen und zu lesen, sodass die RFID-Tag-Daten von Boxen, die nicht sichtbar sind, noch aus einer Entfernung von bis zu 30 Fuß erkannt werden können. Das gesamte System entspricht dem ISO 18000-6C-RFID-Technologiestandard, der im Juni 2006 ratifiziert wurde, zur Verwendung bei der Lieferketten-Kisten- und Palettenidentifikation. Telaeris lieferte außerdem zusätzliche Komponenten, um die Implementierung zu vereinfachen.
Die RFID-Papieretiketten enthalten einen batterielosen Hochleistungs-IC-Chip und eine Antenne. Die Box-ID wird auf den Chip geschrieben und das druckempfindliche Etikett wird auf die Bankers-Box aufgebracht. Um die Dinge einfacher und schneller zu machen, lieferte Telaeris dafür einen optionalen Drucker/Kodierer und eine Etikettendesign-Software auf einem Notebook-PC. Für neue Boxen, die in das Archiv aufgenommen werden, ist das RFID-Etikett das einzigartige Identifikationsetikett auf der Box mit Barcode, menschenlesbarem Aufdruck und dem automatisch kodierten RFID-Chip, alle Etikettendaten, die von der aktuellen Archivkatalogisierungssoftware bereitgestellt werden. Für die vielen vorhandenen Kartons, die ein RFID-Etiketten-Upgrade benötigen, verwendet die Telaeris XPressLabel-Software einen USB-Strichcodeleser, um den Barcode dieses Kartons zu lesen und ein identisches Barcode-RFID-codiertes Etikett zu drucken. Der Nacharbeitsaufwand zum Upgrade der vorhandenen Box dauert Sekunden. Der Prozess ist völlig eigenständig auf einem Rollwagen, um das Etikettiersystem zu den Lagerregalen zu bringen, anstatt die Kartons zum Drucker. Mit optionalem Batteriebetrieb benötigt der Wagen keine Verlängerungskabel.
Das tragbare RFID-Lesegerät enthält eine stark gerichtete Antenne, die einen schmalen Funkstrahl nach vorne projiziert. Während der Bediener das Handheld durch die Lagergänge hin und her bewegt, überwacht die Android-App ständig alle zurückkehrenden Tag-Signale. Wenn es ein Signal vom Tag auf der spezifischen Box-Nummer erkennt, von der ihm gesagt wurde, dass es fehlt, informiert die App den Benutzer mit farbwechselnden Bullseye-Ringen und tickenden Geräuschen. Wenn der Bediener näher kommt, reduziert die App automatisch die Sendeleistung des Handhelds und fordert den Bediener auf, näher auf die Zielbox zuzugehen, um ein Rücksignal von ihr zu erhalten. Beim erneuten Einrasten auf das Signal wird die Leistung wieder reduziert, sodass der Bediener noch näher an die Box herankommen muss. Der Bediener wird bis auf wenige Meter an die Position der Box herangezogen, selbst wenn sie vor direkter Sicht verdeckt ist. Das Auffinden der Kiste an diesem Punkt ist eine Suche, die auf nur wenige Kisten in einem kleinen Bereich in einer 33,000 Quadratfuß großen Lagerfläche beschränkt ist.
Weitere Vorteile von RFID-getaggten Aktenboxen
XPressFinder bietet zusätzliche Vorteile, die über die Suche nach einer Out-of-Location-Datensatzbox hinausgehen. Es kann helfen bei:
- Identifizieren Sie schnell Schallplattenboxen, die zerstört werden können, um Platz im Regal zu schaffen
- Erstellen Sie eine elektronische Aufzeichnung von Kisten, die zu einem Vernichtungsort bewegt oder transportiert wurden
- Reduzieren Sie die Ausgaben für neue Ablageflächen oder Geräte
- Inventarisieren und identifizieren Sie Kisten, die an einen kostengünstigen Lagerort gebracht werden können
- Inventar-Sweep für die Einhaltung falsch abgelegter vertraulicher Aufzeichnungen
Zusammenfassung
Die Verwendung der passiven UHF-RFID-Technologie mit großer Reichweite im Büro des San Diego City Clerk für Archiv- und Aktenverwaltung sparte Zeit, Arbeit und letztendlich Kosten bei der Suche nach fehl am Platz archivierten Aktenboxen. Die Verwendung von Funkwellen und nicht von Sicht oder Licht ermöglicht es XPressFinder, etikettierte Kartons zu lokalisieren, die aus einer Entfernung von bis zu 30 Fuß nicht sichtbar sind. Nur ein paar Situationen von Alle hören auf, was Sie tun, und suchen nach dieser Kiste! die Kosten der Umsetzung zurückerhalten. Die intuitive Benutzeroberfläche und die einstellbaren Energieeinstellungen reduzierten die Aufgabe auf eine Person und 15 Minuten, um eine Box zu finden.
XPressFinder ist eine eigenständige Lösung, die keine Software-Integration in eine vorhandene Archivierungssoftware benötigt. Die beiden laufen Seite an Seite und erhöhen unabhängig voneinander die Produktivität. Der XPressFinder Etikettierwagen auf Rädern ist eine in sich geschlossene Etiketten-Nachrüststation, die Tag-Kodierung und Etikettendruck auf Abruf für eine schnellere Bereitstellung in die Kartons in den Regalen bringt.
Kisten mit RFID-Tags bieten sich auch für andere optionale Vorteile an, darunter eine effizientere Nutzung von Platz und Archivierungshardware, indem sie dabei helfen, Kisten zu identifizieren, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, um sie zu entfernen und zu vernichten.
Kontakt um zu erfahren, wie XPressFinder Ihre Vorgänge zur Aufbewahrung von Unterlagen verbessern kann.